第二节 职位分析的具体实施

职位分析是人力资源管理的基础性工作，在整个人力资源管理系统中发挥着重要作用。职位设计、职位评价、人力资源规划、招聘选拔、培训开发、绩效考核、薪酬管理等都建立在工作分析的基础上。

一、职位分析的步骤

职位分析是一项十分复杂的工作，按照合理的步骤、有条不紊地实施对于提高信息质量、减少资源耗费至关重要。职位分析的步骤可分为准备阶段、调查阶段、描述阶段和结果应用阶段。

(一) 准备阶段

在职位分析的起始阶段需做好相应的准备工作，包括确定职位分析的目的和用途，确定职位分析对象及职位分析方法，组成职位分析小组并对小组成员进行培训等。

(二) 调查阶段

调查阶段是全面搜集、获取、综合组织某项工作有关信息的过程，包括职位相关信息及任职者相关信息。

(三) 描述阶段

描述阶段是对获取的信息进行分析、整理，使其形成规范的文本，即职位说明书的过程。

(四) 结果应用阶段

结果应用阶段即将职位分析结果应用到人力资源管理的各个环节中去。职位分析的价值在于职位分析结果的应用，此阶段的工作主要有两部分：一是培训工作分析的运用人员。这些人员在很大程度上影响着分析程序运行的准确性、运行速度及费用，因此，培训运用人员可以增强管理活动的科学性和规范性。二是制定各种具体的可操作性的应用文件。

二、职位分析的方法

收集职位信息的基本方法有四种：访谈法、问卷法、观察法、工作日志法。

(一) 访谈法

访谈法是指通过面对面的谈话的方式获取工作信息的方法。访谈可以通过三种方式进行：

(1)与单个任职者进行访谈；

(2)与从事同种工作的员工群体进行访谈；

(3)与了解这份工作的任职者的主管进行访谈。

访谈法是最常用的手段，它既能够获取标准化工作的信息，也可以获取非标准化工作的信息；既可以获得体力工作的信息，也可以获得脑力工作的信息；除获取工作信息之外，还可以了解员工需求及满意度。但访谈法难以标准化，可能由于故意作假或误解而造成信息失真。因此，在访谈前要让被访谈者充分了解访谈的目的，访谈者也要掌握访谈的相关技巧，才能保证搜集信息的真实性和准确性。

(二) 问卷法

问卷法是指通过让被调查者填写精心编制的工作分析问卷来搜集信息的方法。根据问卷的标准化程度，可分为结构化问卷和非结构化问卷两大类，结构化问卷的答案是设计好的，格式统一，便于量化分析，如职位分析问卷、管理职位分析问卷等；非结构化的问卷问题虽然统一，但未事先列出任何备选答案，答卷人可自由回答，如“请叙述工作的主要职责”。

问卷法适用于要对很多员工进行调查的情形，可以在较短时间内收集大量信息；问卷结果可通过计算机进行标准化处理和分析。但问卷的设计费时费力，且可能由于被调查者对问卷问题的不同理解导致调查结果的偏差。问卷法一般是针对具有一定阅读能力和文字理解能力的工作者设计的。

(三) 观察法

观察法是指工作分析人员观察被调查工作的执行过程而获取工作相关信息的方法，一般适用于相对简单、重复性高、外显性强和容易观察的工作。分为直接观察法、阶段观察法、工作表演法。直接观察法适用于标准、工作周期短的体力劳动，如流水线上的员工、仓库保管人员所进行的工作；阶段观察法指对周期长的工作分若干阶段进行观察，如行政主管年终筹备公司年会；工作表演法适用于突发事件较多的工作，如保安询问可疑人员。

观察法有助于了解岗位比较客观的信息，能澄清某些疑问，能直观得到岗位要求的个人资格。但工作分析人员易对任职者形成压力，影响其正常工作。

(四) 工作日志法

工作日志法是指任职者按照时间顺序详细记录自己的工作内容和工作过程，从而获得工作相关信息的方法(见表3-2)。

使用工作日志法收集信息的可靠性高，所需费用少，容易掌握有关岗位的信息。但使用范围小，信息整理量大，可能会由于任职者过于繁忙或不按要求填写而导致信息失真。