1.2 您的文档写给谁看

一般来说，办公文档的阅读者无非是领导、同事、下属、客户、合作伙伴等，在写文档时，要先具备换位思想，把自己当成需要阅读文档的人，如果我是阅读者，我希望看到的是一份怎样的文档。

当然，除了写给谁看以外，写的内容也比较重要，也就是要明白文档的最终目的或用途，以此来决定自己的撰写思路和风格。

1.2.1 目标读者决定文档形式

在实际工作中，有一部分文档是专门写给领导看的，如工作总结、工作计划、项目报告、可行性分析报告等。在撰写这类文档时，需要将平时与上级沟通的方式融入其中；或者结合领导的阅读习惯、是否有充足的时间、如何提高阅读效率等角度去构建文档。

通常来说，领导的时间都比较紧张，他不会有太多的时间阅读特别细化的内容，他只需要掌握要点、大体的框架，不需要更多的细节。在文档版式上，重点在于如何提高文档的易读性，能快速地传递重点内容或焦点问题。一些正规的公司通常会有自己的CI（Corporate Identity，企业识别）形象设计系统，其中对企业名称、企业标识、标准字体、标准颜色、象征图案、宣传口号等都有明确的规定，可以适当地将这些元素融入文档中，会让阅读的人感到文档很正式、很专业。示例如图1.4所示。

图1.4 写给领导的文档

标题要醒目，页面上要适当留白，页面内容不宜太多

与呈报给领导看的汇报性质文档不同，写给同事看的文档多为产品文字资料、公司制度等内容，这类文档的内容则需要详细一些，以便同事能够准确地理解作者的思路。而在文档的形式方式上，不必花费太多的工夫去激发阅读者的兴趣，也不必过于追求形式美观和视觉冲击。

在同事之间传阅较多的有通知、会议日程等公文性质的文档，通常每个公司都有相对固定的格式或模板，只需要直接套用模板即可。

例如，办公室要将董事会的通知发送到各个部门，通常都事先统一内部公文的格式，保存为模板，需要时直接打开模板，修改具体内容即可。如图1.5所示为企业内部人事任命通知。

图1.5 企业内部的红头文件

可以创建为模板，用时直接套用

写给下属的文档一般都是工作安排之类的，需要尽量明确地传达作者的意图，以便下属能够准确地理解和执行。在版式设计上，则不必太夸张，大方、突出重点即可。

还有一类文档是写给合作对象或者客户阅读的，例如商业计划书、产品说明书、合作意向书、邀请函等，这类文档无论是在文档内容上还是在文档版面处理上都需要花费较多的工夫。如图1.6所示为投资合作意向书。

总之，在动手撰写文档之前，一定要为自己的文档进行定位，根据内容和读者选择版面风格。

图1.6 投资合作意向书

简洁、大方的合作意向书，可以在页眉中添加公司标识

1.2.2 打印阅读VS屏幕阅读

现代倡导无纸化办公，既方便又可以为企业节约资源，因此，当文件不需要打印时，可以直接在屏幕上进行阅读。通常，需要打印阅读的文档一般都是黑白显示，不需要考虑文档元素的色彩；但如果用于屏幕阅读，则不得不考虑配色和易读性设计。

在商务文档设计中，易读性首先要求文档内容精简、表达精确，其次对于关键词汇等重要内容，应使用强调手法使阅读者在第一时间给予关注。打印阅读VS屏幕阅读如图1.7所示。

图1.7 打印阅读VS屏幕阅读