上编 公文写作基础知识

第一章 公文概述

第一节 公文的含义和分类

一 公文的含义

“办理公务的文书”是“公文”一词的基本含义。具体来说，公文的含义又有广义和狭义之分。

广义的公文，是国家机关、社会团体、企事业单位在处理日常工作时广泛应用、具有直接效用和规范体式的文字材料。广义的公文外延十分广阔，除通用文书外，还包括法律、财经、外交、军事、税务、工商等各种行业专用文书。目前，还没有人能够统计出来广义的公文到底有多少种类，随着社会的发展进步，还会源源不断地产生新的公文文种。

狭义的公文，是中共中央办公厅、国务院办公厅联合下发的《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种公文，通常称作党政机关公文。党政机关公文，是党政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、发布行政法规和规章、施行行政措施、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

在日常机关工作中，需要解决的问题是实际的，需要处理的事务是具体的。公文是充分体现机关职能的文字材料，注重实用，是公文的主要标志。

在长期的应用实践中，公文形成了规范化的体式。依照这些文体规范进行阅读和写作，既方便快捷又简练明白。

二 公文的分类

从广义上来说，公文的文种非常丰富，不胜枚举。为了了解它们的全貌，掌握它们的特点和写法，有必要对林林总总的公文进行分类。由于标准不同，分类的结果也不一样。根据公文的使用范围来分，可以将公文分为以下两大类：

（一）通用文书

这类公文是国家机关、社会团体、企事业单位处理日常工作时所使用的公文，具有广泛的适用性。主要包括以下三种：

1.机关公文

指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围和隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。

这类公文的主要特点是具有法定效力，需要行文和办理，具有规范体式。因此，机关公文是国家机关和社会团体行使职权、处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的主体部分。为了保障其规范化、制度化、科学化，特制定了《党政机关公文处理工作条例》，对公文的作用、种类、格式、行文规则、发文和收文办理等都做出了明文规定。

2.事务文书

指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。

事务文书包含的范围非常广泛，种类丰富，在公务活动中发挥着重要作用。记录、大事记可以记载公务活动内容，简报、调查报告可以交流情况，证书、介绍信具有凭证作用，等等。事务文书一般都不是用来行使职权的具有法定效力的文书。有的事务文书如计划、规章制度等也可以成为具有约束力的文书，但它们不单独行文，而是使用相应的公文印发。

事务文书不像党政机关公文那样具有法定的体式，只有惯用的种类和格式。如计划、总结、调查报告、述职报告等，都是按照一般文章的常规写法来写的，由标题、正文、落款构成，既无眉首部分的各种标识，也无版记部分的各个项目，体式上有比较大的灵活性和自由度。

3.经济文书

经济文书是公文的重要组成部分，是经济管理工作中处理业务、交流信息的重要工具。经济文书主要包括协议书、合同、经济预测报告、经济活动分析报告、广告等。

改革开放以来，随着经济建设活动的发展，经济交往活动越来越频繁，经济文书的使用越来越多，种类也日益丰富，已成为现代经济管理工作的重要组成部分。

（二）专业性文书

指各专门机构在各自的专职工作中形成和使用的文书。

专职机构极多，可以说任何机构都是专职的，因为每个机构各有分工，各有职权范围，是其他任何机构无法替代的。虽然专职机构繁多，但专业文书并不复杂，因为大多数机构都是使用通用文书种类，只是内容和作用有所不同。具体来看，专业性文书主要有以下几类：

1.外交文书

外交文书是外事机关在外交活动中形成和使用的文书。如国书、护照、签证、条约、议定书、照会、备忘录、最后通牒等。

2.司法文书

司法机关（公、检、法）在执法活动中形成和使用的文书。如起诉书、判决书、裁决书、调解书、笔录等。

3.科技文书

科研机关、院校、企事业单位在科学、技术活动中形成和使用的文书，如实验报告、技术鉴定书、专利申请书、诊断书等。

公务文书种类丰富，难以穷尽。本书为避免繁杂，突出重点，主要讲述15种党政机关公文的写作及6种事务文书的写作。