06 股东会的通知程序和内容在公司章程中应当如何设计？

【阅读提示】

临时股东会的召集程序不仅包括召集事由、召集权人，还包括了更为重要，也是在实践中更容易引起纠纷的召集临时股东会的通知方式、召集时间的规定。本书将针对股东会召集程序中的召集通知、召集时间的章程设计提出建议，同时也针对有关股东会召集程序诉讼中常见的问题进行分析。

【章程范本】

1.《万科公司章程》（2014年版）第七十三条 公司召开股东大会，召集人应当于会议召开四十五日前发出书面通知，将会议拟审议的事项以及开会的日期和地点告知所有在册股东，拟出席股东大会的股东，应当于会议召开二十日前，将出席会议的书面回复送达公司。股东大会通知应当向股东（不论在股东大会上是否有表决权）以专人送出或者以邮资已付的邮件送出，收件人地址以股东名册登记的地址为准。对内资股股东，股东大会通知也可以用公告方式进行。

前款所称公告，应当于会议召开前四十五日至五十日的期间内，在国务院证券主管机构指定的一家或者多家报刊上刊登，一经公告，视为所有内资股股东已收到有关股东会议的通知。

笔者查阅了多家上市公司的章程中关于股东大会通知的规定，其中大多数公司与上述万科企业股份有限公司章程条款相同。也有部分上市公司章程对通知时间及通知方式的规定较为简单。具体情况如下：

2.《中国人寿公司章程》（2016年4月版）第六十六条、第七十一条该款规定与上述《万科公司章程》第七十三条的规定相同。

3.《南方黑芝麻集团章程》（2016年8月版）第五十七条 召集人将在年度股东大会召开20日前以公告方式通知各股东，临时股东大会将于会议召开15日前以公告方式通知各股东。

【实务经验总结】

公司章程中对股东会的通知时间以及通知方式进行规定的意义在于：参加股东会是股东参与公司经营决策的最基本也是最重要的一项权利。《公司法》以及公司章程中规范股东会召集程序的意义就在于确保股东能够提前得知何时何地召开股东会、股东会的议事事项，从而能够及时决定是否参加股东会，以及对股东会的议事事项提前作好准备。

实践中未及时通知股东参加股东会、因通知方式不符合法律、章程规定而引发的股东会决议效力瑕疵不在少数。因此，为了减少争议，公司章程中有必要对股东会通知的时间、方式进行详细的规定，规范股东会的召集程序。避免因股东会程序不符合法律、章程规定而引发纠纷。

【设计建议】

1.根据《公司法》的规定，股份有限公司召开股东大会应当提前20日、召开临时股东大会的应当提前15日通知。

这一规定是法律对于召集股东大会通知时间的最低要求。股份有限公司的股东可以在公司章程中将通知时间进行适当的延长。但是不得缩短通知时间，低于法律规定通知时间将导致股东会程序瑕疵。

2.有限责任公司可在章程中自由规定股东会的召集时间，若章程中无特殊规定，应当遵守公司法规定的最短通知时间。因此，股东如有特殊要求，可在《公司法》规定的15日基础上适当延长，或者针对定期股东会、临时股东会作出不同的规定。但是不建议将通知时间规定得过短，不利于股东对其他股东的提案做出必要的准备。

3.针对通知方式，《公司法》仅规定了发行无记名股票的股份有限公司，应当以公告的方式进行通知，因此公司有必要在章程中详细规定通知的方式，根据公司章程规定的方式进行通知，避免因方式不合理导致股东未收到通知。

4.公司可根据股东的人数、构成等选择通知方式。对于中小股东较多的公司，可选择公告的方式进行通知，如在公司网站、当地具有影响力的报刊、媒体等进行公告。对于股东人数较少、非自然人股东为主的公司，可以选择邮寄、电子邮件方式进行公告，并对通知生效时间作出相关规定。虽然电子通信已经越来越普及，但是不建议公司采用电话、短信、微信等方式通知，此类通知方式的证据采信度较低、不易保存，因此不建议采取此类通知方式。当然，可以在采取法定的通知方式的情况下，同时通过电话、短信、微信等方式通知，只是这类通知方式在发生争议时可能会成为待证事实。

【条款实例】

1.公司召开股东会，召集人应当于会议召开前15日发出书面通知，将会议拟审议的事项以及开会的日期和地点告知所有在册股东。

2.股东会通知可以向股东以快递形式送出，收件人地址以股东名册登记的地址为准。如股东方未签收或不予签收，可以电子邮件形式发送至本公司章程所载明的各方股东的电子邮箱，电子邮件发送后即视为送达。

若任何一方股东所提供的通信地址、电话号码以及邮箱地址发生变化（以下简称变动方），变动方应当在该变更发生后的7日内在公司备案。变动方未按约定及时通知的，变动方应承担由此造成的后果及损失。

【法规链接】

《公司法》

第四十一条 召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。

股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。

第一百零二条 召开股东大会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东；临时股东大会应当于会议召开十五日前通知各股东；发行无记名股票的，应当于会议召开三十日前公告会议召开的时间、地点和审议事项。

单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东，可以在股东大会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会；董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东，并将该临时提案提交股东大会审议。临时提案的内容应当属于股东大会职权范围，并有明确议题和具体决议事项。

股东大会不得对前两款通知中未列明的事项作出决议。无记名股票持有人出席股东大会会议的，应当于会议召开五日前至股东大会闭会时将股票交存于公司。

【延伸阅读】

笔者梳理了有关股东会召集程序的案例，其中涉及股东会通知时间的为案例1～4。

案例1：山东省青岛市中级人民法院审理的杨某与厚德公司公司决议撤销纠纷案［（2013）青民二商终957号］认为，厚德公司章程对于召开临时股东会议的通知方式没有作出约定，因此对于通知的方式应当理解为“以送达到为目的，且送达方式不违反法律”即可。本案中，被上诉人及第三人以书面通知、短信息、报纸公告方式就召开临时股东会一事告知上诉人，从其行为可以看出被上诉人及第三人并没有隐瞒召开会议及会议议事主题的意思表示，而是希望上诉人召集、参加股东会并积极采用多种方式履行通知义务。上诉人作为公司董事长未履行召集临时股东会职责的事实清楚，同时监事徐某也没有履行监事召集临时股东会的职责。在董事长及监事均不履行职责的情况下，陈某光及泰成公司自行召集主持临时股东会的行为符合公司法规定，其召集程序符合法律规定。

案例2：江苏省南通市中级人民法院审理的章某与新苏中公司公司决议撤销纠纷案［（2014）通中商终0462号］认为，根据《公司法》第四十二条的规定，召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东，但是公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。本案中被告公司章程第二十六条规定，公司召开股东会决议，于会议召开十五日前通知全体股东，通知以书面形式发送，并载明会议的时间、地点、内容及其他有关事项。本院认为，股东会会议通知是股东得以参加股东会并行使其干预权的前提，尤其是在经营者和控股股东合二为一的情况下，股东会已成为少数股东要求大股东解决其政策并提出反对意见的唯一场所。股东会会议通知制度的立法目的，在于成功地向股东通知开会事宜，保障公司股东为开会事宜做好充分准备并按时参加股东会正常行使股东权利，防止控股股东利用突袭手段控制股东会。案涉股东会开会之前，召集会议的公司执行董事傅某徳仅提前一两天通知其他股东，且没有明确告知开会的主要事宜，显然违反了公司法及公司章程的规定。因此，本案股东会会议的召集程序显然违反了法律及公司章程的规定，而新苏中公司违反程序召集股东会的行为影响了股东正常行使其股东权利，不符合法律规定股东会会议通知制度的立法目的。综上，根据《公司法》第二十二条规定，股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销，本案股东会召集程序违反了公司章程的规定，应予撤销。

案例3：江苏省南京市中级人民法院审理的段某德与成速公司公司决议撤销纠纷案［（2017）苏01民终888号］认为，成速公司2016年8月15日召开股东会，应根据《公司法》及公司章程规定，提前十五日通知全体股东。虽然2016年7月7日股东会明确了“2016年8月10日开始进行转让工作，如到8月15日发生流标无人购买，由原成速公司法定代表人段某德购买”，但并未明确8月10日至15日期间有关召开股东会事宜，成速公司或三上诉人未于8月15日股东会召开前十五日通知股东段某德，违反了《公司法》及成速公司章程的规定，故段某德请求撤销2016年8月15日成速公司股东会会议纪要，有事实和法律依据，本院予以支持。

案例4：江苏省南通市中级人民法院审理的郁某才与启东医药公司公司决议纠纷案［（2016）苏06民终549号］认为，启东医药公司于2015年9月6日召开临时股东会，根据其章程规定，其应予召开15日前通知全体股东参会。启东医药公司确认未通知郁某才参会，也未能提供证据证明其向七位未能通知到的股东尽到通知义务。根据《公司法》第二十二条第二款规定，股东会召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销，故郁某才请求撤销案涉瑕疵决议，依法有据。

有关股东会召集程序纠纷中，原告在行使诉权的过程中应当注意诉讼期限，《公司法》明确规定，原告提起撤销公司决议之诉，应当在决议形成之日起60日内提起诉讼，超过法定期限后再提起诉讼，法院将不予受理。相关案例为案例5～7。

案例5：河北省保定市中级人民法院审理的周某、脑血管病研究所等与安药集团、青春康源公司公司决议撤销纠纷案［（2016）冀06民终249号］认为，安药集团股东会会议于2015年1月8日9时在河北省保定市安药集团办公室召开，上诉人周某、脑血管病研究所作为安药集团的股东，于2015年5月12日一审法院开庭当日对安药集团股东会的会议召集程序提出异议，认为刘某生作为股东会会议召集人，其召集程序违反了《公司法》第四十一条的股东会召集程序，请求受诉人民法院依法撤销安药集团股东会会议决议，判令安药集团向公司登记机关申请撤销依据上述股东会会议决议作出的变更登记。上诉人周某、脑血管病研究所请求撤销股东会决议的时间已经超过了法定期限。

案例6：甘肃省天水市中级人民法院审理的姬某信与康达公司、郝某平、郝某、成娟公司决议效力确认纠纷案［（2016）甘05民终594号］认为，关于股东会议召集程序违法，公司未进行清算问题，对于召集程序问题，公司法规定应在60日内提起撤销之诉，但上诉人在60日内没有行使撤销权，故上诉人的撤销权已丧失。

案例7：福建省漳州市中级人民法院周某某与悦华公司、林某军、万嘉公司与公司有关纠纷案［（2016）闽06民终2370号］认为，2015年2月16日悦华公司股东会的召开未经公司的执行董事、监事召集，该股东会召集程序违反法律规定，根据《公司法》第二十二条规定属于可撤销的情形。但原审第三人万嘉公司作为被上诉人悦华公司的另一股东在2016年4月12日知晓被上诉人悦华公司已由上诉人周某某召开股东会，并作出股东会会议记录、决议、任免文件、章程修正案等后，未在六十日内，请求人民法院撤销，视为原审第三人万嘉公司怠于行使撤销权，属于对自己民事权利的处分。根据《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（一）》第三条的规定，万嘉公司对决议撤销权之诉权利的行使已超过了公司法规定的期限，人民法院将不会予以受理。

除了上述提起诉讼的期限问题外，在股东会召集程序纠纷中，原告另一个常见的败诉原因为诉讼请求不当。因股东会召集程序存在瑕疵，当事人有权请求法院撤销股东会决议，而非确认股东会决议无效，笔者检索了2个与此相关的案例，见案例8～9。

案例8：青海省海西蒙古族藏族自治州中级人民法院审理的孙某鹏，习某亚，杨某国等公司决议纠纷案［（2014）西民二终9号］认为，本案中，即使如上诉人所说董事会召开及形成决议是存在的，但上诉人提起请求确认董事会决议无效之诉的理由是董事会召集程序违法，《公司法》第二十二条第二款规定：“股东会或者股东大会、董事会的会议召集程序、表决方式违反法律、行政法规或者公司章程，或者决议内容违反公司章程的，股东可以自决议作出之日起六十日内，请求人民法院撤销”，故会议召集程序违法行使的应是撤销之诉，上诉人应在法定期限之内行使相应权利，但上诉人并未在法定期限之内提起撤销之诉；关于上诉人要求确认无效的两份董事会决议，经查该决议的内容并未违反法律、法规的强制性规定，故上诉人所述董事会决议无效的理由不能成立，本院不予采信。

案例9：新疆高级法院伊犁哈萨克自治州分院审理的欣华欣公司与中亚金谷公司、李某确认合同无效纠纷案［（2016）新40民终1286号］认为，凡是内容违反法律、行政法规的公司股东会或董事会决议均属无效；凡是程序上违反法律、行政法规和公司章程或内容上违反公司章程的股东会和董事决议，只能请求撤销决议。本案中，欣华欣公司主张确认2015年6月30日的股东会决议无效，其认为股东会没有提前召集通知、表决人员和公司印章与实际不相符、董事会对所议事项决定也没有会议记录，即认为股东会存在程序性瑕疵。根据上述规定，当事人应当请求决议撤销纠纷，经本院依法释明后欣华欣公司仍坚持其诉讼请求，故欣华欣公司主张2015年6月30日的股东会决议无效，于法相悖，本院不予支持。