2.3 公文行文的必要条件和具体要求

我国虽然支持言论自由，但我们必须在法律允许的范围内行使这项权利，更何况公文是代表机关或组织进行的撰文，其言论与观念都代表着机关与组织的权威，所以公文的行文就更具有制约性。了解公文的行文规则，能使我们在进行公文写作时更加规范、严谨。

2.3.1 公文行文的必要条件

在公文写作过程中，有一些是必须要遵守的条件，这些条件就像高压线一样，是不能触碰的。

1.法律条件

所有行文机关都必须是依法成立并受法律保护的负责机关或法人单位。也就是说，制发公文的单位必须具备法人资格，有承担责任的能力。

2.客观条件

公文行文必须满足六个客观条件中的至少一个，如图2-4所示。

3.规律条件

公文行文要符合客观事物的发展规律。公文不但要体式合理，更重要的是内容必须反映客观实际；行文也要按照实际情况，符合事物发展规律。如果不考虑这些方面贸然行文，有可能造成不良后果。

总而言之，在写作公文之前，我们需要对公文行文的必要条件进行分析，如果违背或不符合这些必要条件，我们就不能展开写作公文的工作。

2.3.2 公文行文的关系规则

公文行文有规则可循，按照这些规则行文，能使我们的公文更加合乎标准。

1.向上级机关的行文规则

1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3）下级机关的请示事项，如需以本机关的名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人的名义向上级机关报送公文。

6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

7）行文要贯彻党政分开的原则。根据党政分开的原则，党务、政务要分别行文，属于哪方面的工作即由哪方面的单位行文，不能混淆不清。政府部门不宜直接向党委报告工作或发指令，上级党委也不宜直接向政府部门发指示。

8）凡部门之间对有关问题未协商一致的，一律不得行文。

9）在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。

2.向下级机关行文的规则

1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明“已经政府同意”。

3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4）涉及多个部门职权范围的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

3.行文主次分明的规则

1）除普发性文件、直贯到底文件外，一般只写一个主送机关。特别是请示，主送机关只能写一个。

2）受双重领导的机关单位，在向上级机关请示时，应根据内容确定主送机关和抄送机关。具体行文时，应抄送另一个上级机关，但由主送机关负责答复请示的问题。

3）给上级机关的请示，不要同时抄送同级或下级机关。

4）向下级机关的行文，重要的应抄送直接上级机关。

5）一般情况下，不允许向领导者个人行文。

4.联合行文的规则

在实际工作中，一件事关系多个单位，可以由两个以上的机关联合行文，但同时应该注意以下问题。

1）联合行文的单位彼此之间必须是平级的，又确有业务联系。

2）对下属业务部门的发文，涉及其他平行机关业务权限和具体政策时，须事先协商并取得一致意见，经各部门领导签署后方可发文。

3）联合机关代上级机关起草、转发、批转文件时，一定要先会签再送审。

4）联合单位发文，用主办单位的文头；党政机关联合发文，用党机关的文头；政府和军队联合发文，用政府机关的文头。

5）同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作的，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

2.3.3 公文写作的内容要求

除行文的必要条件和规则之外，在写作内容方面，我们也需要特别注意。

1.可行性：符合要求

符合国家的大政方针和法律、法规是我们开展工作的准绳，更是我们草拟公文的重要参照物。每个机关制发公文的目的虽然不尽相同，但是在根本上都是为了贯彻落实国家的方针政策。

若要公文符合相应的政策，就需要我们足够了解相关政策的实质精神以及政务机关的最新动态，这就要求我们熟悉党和国家的方针政策及相关法律，具有一定的政策水平和较强的法律意识。

2.严谨性：遵循指示

各级机关起草公文，都必须符合上级机关的相关指示，公文的内容不能和上级机关的指示发生矛盾。通常情况下，上级机关的决策和思路更能体现相关政策和方针的指导精神，具有很强的指导性。

所以，我们在起草公文时，不仅需要了解党中央的指示精神和相关政策，还需要领会上级机关的具体指示，并将上级机关的指示内容和自己所在机关或部门的具体情况结合起来，使其进一步体现在具体的工作中。

3.规则性：明确关系

这里的规则性不单单是指明确公文的行文关系，更是指当我们处于复杂背景中时（如让不同部门和不同机关站在不同角度，对同一问题进行行文时），也要能分清各个部门、机关之间的关系。

在出现这种情况时，不同的机关和部门可以根据自己的职责进行行文，机关或部门之间是互补关系，不是对立关系。在起草公文时我们应该追求合作共赢，公文间的往来应该能够保持政策的连贯性和稳定性。

4.准确性：反映事实

全面客观地反映事实不仅是新闻的要求，也是各个机关、组织对于公文的基本要求。

全面准确地反映客观事实，是坚持实事求是精神的具体体现。作为公文写作者，在公文的内容上我们更应该坚持实事求是的精神，不能以偏概全、不能夸大其词、不能进行臆想和编造。

因为只有内容都是真的，公文才能够站得住脚，才能够获得读者的信任。

5.指导性：明确意图

体现发文机关的意图就是公文之所以被称为“公文”的重要标志之一，发文机关通过公文表达出来的目的和设想，就是发文机关的指导思想。

是否明确地体现发文机关的意图，是一篇公文是否合格的标准。所以，公文写作者必须了解所在机关的具体情况，这样才能从全局的角度去认识和分析问题，才能准确地捕捉到机关做出的各项决策的真实意图。

写作练习