1.2　采购管理

1.2.1　什么是采购管理

采购管理是企业为了达成产销计划，从适当的供应商（Right Vendor），在确保适当的品质（Right Quality）下，于适当的时间（Right Time），以适当的价格（Right Price），获得适当数量（Right Quantity）的物料或服务所采取的一系列管理活动。

1.2.2　采购管理和采购的区别

采购管理和采购不是一回事。采购是一种作业活动，是为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般由采购员承担。其使命，就是完成具体采购任务；其权利，只能调动采购部分配的有限资源。

采购管理是管理活动，是面向整个企业的，不但面向企业全体采购员，而且面向企业其他工作人员（进行有关采购的协调配合工作）。其使命，就是要保证整个企业的物资供应；其权利，是可以调动整个企业的资源。

1.2.3　采购管理的目标

采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%～60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其他成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。所以，采购管理非常重要，其主要目标如下。

（1）提供不间断的物料流和物资流，从而保障组织运作。

（2）使库存投资和损失保持最小。

（3）保持并提高质量。

（4）发展有竞争力的供应商。

（5）当条件允许的时候，将所购物料标准化。

（6）以最低的总成本获得所需的物资和服务。

（7）提高公司的竞争地位。

（8）协调企业内部各职能部门间的合作。

（9）以最低的管理费用完成采购目标。

1.2.4　采购管理的基本职能

企业采购管理是一个系统过程，有自己的运作流程和运作模式，其基本职能有三点。

（1）保证企业所需的各种物资的供应。

（2）与供应商建立稳定有效的合作关系，为企业营造一个宽松有效的资源环境。

（3）从资源市场获取各种信息，为企业的物资采购和生产决策提供信息支持。

其中第一点是最重要、最基本的任务。如果这一点搞不好，就不能称之为采购管理。

1.2.5　企业采购管理业务内容和模式

为了实现采购管理的基本职能，采购管理需要有一系列的业务内容和业务模式。采购管理的业务内容和模式如图1-1所示。

1.2.5.1　采购管理组织

采购管理组织，是采购管理最基本的组成部分，为了搞好企业复杂繁多的采购管理工作，需要有一个合理的管理机制和一个精干的管理组织机构，要有一些能干的管理人员和操作人员。

1.2.5.2　需求分析

需求分析，就是要弄清楚企业需要采购什么品种、需要采购多少、什么时候需要什么品种、需要多少等问题。作为整个企业的物资采购供应部门，应当掌握全企业的物资需求情况，制订物料需求计划，从而为制订出科学合理的采购订货计划做准备。

1.2.5.3　资源市场分析

资源市场分析，是指根据企业所需求的物资品种，分析资源市场的情况，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析，分析的目的是为制订采购订货计划做准备。

1.2.5.4　制订订货计划

制订订货计划，是指根据需求品种情况和供应商的情况，制订出切实可行的采购订货计划，包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略以及具体的实施进度计划等。具体解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等一系列计划问题，为整个采购订货规划一个蓝图。

1.2.5.5　实施订货计划

实施订货计划，是指把上面制订的订货计划分配落实到人，根据既定的进度进行实施，具体包括联系指定的供应商、进行贸易谈判、签订订货合同、运输进货、到货验收入库、支付货款以及善后处理等。通过这样的具体活动，最后完成了一次完整的采购活动。

1.2.5.6　采购评估与分析

采购评估，是指在一次采购完成以后对这次采购的评估，或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要评估采购活动的效果、总结经验教训、找出问题、提出改进方法等。通过总结评估，可以肯定成绩、发现问题、制定措施、改进工作，不断提高采购管理水平。

1.2.5.7　采购监控

采购监控，是指对采购活动进行的监控活动，包括对采购有关人员、采购资金、采购事物活动的监控。

1.2.5.8　采购基础工作

采购基础工作，是指为建立科学、有效的采购系统，需要进行的一些基础性建设工作，包括管理基础工作、软件基础工作和硬件基础工作。

1.2.6　企业采购管理控制要点

从采购管理的业务内容和模式就可以看出采购管理应考虑的问题和控制要点，如图1-2所示。