技能训练2——以低版本的形式加密保存文档

训练介绍

制作好一篇文档后，根据工作需要，可能会发送给同事查阅，那么这时就要将文档保存为Word 97-2003的兼容模式，以防止出现对方电脑因为没有安装Office 2013而无法打开的情况。另外，如果文档非常重要，可以设定一个密码，以防止文档内容泄密。下面以Word 2013文档为例，讲解具体操作方法。

光盘同步文件

素材文件：光盘\素材文件\第1章\企业员工薪酬方案.docx

结果文件：光盘\结果文件\第1章\企业员工薪酬方案.docx

视频文件：光盘\视频文件\第1章\技能训练2.mp4

操作提示

操作步骤

本实例的具体制作步骤如下。

Step01：在Word窗口的“文件”选项卡界面中，①在左侧窗格中单击“打开”按钮；②在中间窗格单击“计算机”选项；③在右侧窗格单击“浏览”按钮，如下图所示。

Step02：弹出“打开”对话框，①找到需要打开的文档；②单击“打开”按钮，如下图所示。

Step03：打开文档后，①在“开始”界面的“信息”页面中单击“保护文档”按钮；②在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”命令，如下图所示。

Step04：弹出“加密文档”对话框，①在“密码”文本框中输入密码“abc123”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

Step05：弹出“确认密码”对话框，①在“重新输入密码”文本框中再次输入设置的密码“abc123”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

Step06：返回文档，①在“文件”选项卡界面的左侧窗格单击“另存为”按钮；②在“另存为”栏中单击“计算机”选项；③单击“浏览”按钮，如下图所示。

Step07：弹出“另存为”对话框，①设置保存路径；②在“保存类型”下拉列表中选择“Word 97-2003文档（*.doc）”选项；③单击“保存”按钮，如下图所示。

Step08：找到刚才存放的文档，并将其打开，会弹出“密码”对话框，①在文本框中输入密码“abc123”；②单击“确定”按钮，如下图所示。

专家提示

本案例是将设置了密码保护的文档转换为Word 97-2003文档，因此在保存文档时，会弹出提示框询问是否要通过转换为Office Open XML格式来提高安全性，单击“否”按钮即可。

Step09：输入正确的密码后，将打开该文档，并发现文档窗口的标题中含有“[兼容模式]”字样，效果如右图所示。

知识拓展　将兼容模式文档转换为Word 2013文档

如果要将文档从Word 97—2003兼容模式转换为Word 2013模式，可以通过下面两种方式实现。

●打开需要转换的文档，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“Word文档（*.docx）”选项，单击“保存”按钮即可。

●在需要转换的文档中，切换到“文件”选项卡，在“信息”页面中单击“转换”按钮，将弹出提示框提示文档将升级到最新的文件格式，此时单击“确定”按钮即可。