5.1　表格样式的快速美化

专业的工作簿不仅有专业准确的数据，还要有好看的外观，就像好的产品也要有好的包装，这样才能获得大家的接受和认可。

本节将通过设置“化妆品销售表”表格为例，讲解快速美化表格的相关操作。

\素材\第5章\化妆品销售表.xlsx

\效果\第5章\化妆品销售表.xlsx

【实例5.1】美化化妆品销售表　　【销售】

销售部的小林，是一位市场销售助理，专门收集销售数据，并将它们制作成Excel表格，但他发现，在表格中直接输入销售数据后，并不美观，不利于他人的阅读，这时小林就对表格样式进行相应的手动设置，如字体、字号的设置等。图5-1所示为设置后的化妆品销售表效果。

5.1.1　设置数据字体、字号

在表格中输入数据的默认字体和字号分别是“宋体”和“11”，用户需要对其进行设置，从而使表格具有明显的层次感和美观性。下面通过对化妆品销售表中表头和数据主体部分数据设置字体、字号为例，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开工作簿后，选择A1单元格，单击“字体”下拉列表按钮，选择“方正大黑简体”字体选项，如图5-2所示。

Step 02　保持单元格的选择状态，在“字号”文本框中输入“26”，按【Enter】键确认，如图5-3所示。

Step 03　选择A3：H12单元格区域，单击“字体”组中的“对话框启动器”按钮，如图5-4所示。

Step 04　打开“设置单元格格式”对话框，在“字体”列表框中选择“Times New Roman”选项，在“字号”列表框中选择“12”选项，按【Enter】键确认，如图5-5所示。

Step 05　返回工作表中即可查看到为表头、数据主体部分设置的字体、字号效果，如图5-6所示。

提示：字号大小搭配使用

在表格中设置字号大小，主要是为了增加层次感，方便用户的查看和阅读，一般情况下表头的数据字号最大，一般在18～22之间；标题行数据字号一般是在12～15之间，主体数据部分的字号一般是在10～12之间。

用户在Excel中设置数据的字体时，要先考虑到表格的类型，再来选择不同的字体，下面来介绍不同类型的表格其数据字体的选择和搭配。

相关链接　根据表格性质选择表格数据字体搭配

在商务办公中，按类型可将表格分为：严谨性和非严谨性。对于两种不同类型表格的字体选择有一定的规则，下面分别进行介绍。

◆严谨性表格：通常情况下，严谨性表格的表头字体多用方正大黑简体、方正综艺简体、方正大标宋简体等字体；标题行通常使用宋体或者楷体_GB2312等；表格的主体数据通常使用仿宋或者宋体。而常见的严谨性商务表格有财务表格、日记账表格、项目投资/规划表格、应收账款表格等。图5-7所示为严谨性的表格字体样式。

◆非严谨性表格：非严谨性表格的字体通常没有严格要求，只要能使表格整体美观好看，甚至个性化都可以，如图5-8所示。

5.1.2　设置字体颜色

在表格中输入的标题数据，默认都是黑色的，为了能让化妆品销售数据的表头和标题行数据突出显示，可以为其进行颜色的设置，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　打开工作簿后，选择A1单元格，单击“字体颜色”下拉按钮，选择“红色，着色2，深色50％”选项，如图5-9所示。

Step 02　选择A2：H2单元格区域，单击“字体”组中的“对话框启动器”按钮，如图5-10所示。

Step 03　打开“设置单元格格式”对话框，单击“颜色”下拉按钮，选择“白色，背景1，深色50％”选项，单击“确定”按钮，如图5-11所示。

Step 04　返回工作表中即可查看到设置字体颜色的效果，如图5-12所示。

5.1.3　设置单元格底纹填充

在表格中为单元格设置填充底纹，一般是为了突显某些数据，有时也是为了增加表格层次感，不管怎样用户可根据实际的需要来对其进行设置，如下面在化妆品销售表中为了突显标题行中的白色文字，而制作出红底白字的标题行效果，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择A2：H2单元格区域，单击“字体”组中的“对话框启动器”按钮，如图5-13所示。

Step 02　打开“设置单元格格式”对话框，单击“填充”选项卡，单击“填充效果”按钮，如图5-14所示。

Step 03　单击“颜色1”下拉按钮，选择“红色，着色2，深色50％”选项，如图5-15所示。

Step 04　单击“颜色2”下拉按钮，选择“橙色，着色2，深色50％”选项，如图5-16所示。

Step 05　单击“自上而下”渐变填充方向图标，依次单击“确定”按钮，如图5-17所示。

Step 06　返回工作表中即可查看到为标题行设置的渐变填充效果，如图5-18所示。

在本例中，使用的底纹颜色基本上在拾色器中都能找到相应的颜色，基本上都是通过选择的方式轻松实现，但如果拾色器中没有我们需要的颜色，此时可通过自定义颜色或标准色拾色器来添加。

相关链接　添加颜色选项

用户在打开不同的表格时，系统中的标准色，也就是打开字体颜色或底纹填充颜色的拾色器中的颜色选项，它们是有限的，所以它不能完全满足用户的需要，此时可通过以下方式进行添加，然后用常规的方法进行选择即可。

Step 01　单击“填充颜色”下拉按钮，选择“其他颜色”命令，打开“颜色”对话框，如图5-19所示。

Step 02　单击“自定义”选项卡，在其中设置相应的颜色选项，单击“确定”按钮，如图5-20所示。

5.1.4　设置数据货币样式和小数位数

在表格中，一些表示金额的数据可以将其样式用货币来表示，可以让用户查看起来更加直观地知道该组数据表示的意义，同时货币样式是财务做账中经常用到的样式之一。如下面对化妆品表格中有关金额的数据设置为两位数的货币形式，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　按住【Ctrl】键，选择D3：D12、F3：F12和G3：G13单元格区域，单击“数字”组中的“对话框启动器”按钮，如图5-21所示。

Step 02　打开“设置单元格格式”对话框，选择“货币”选项，在右侧的“小数位数”数值框中输入“2”，如图5-22所示。

Step 03　单击“货币符号”下拉按钮，选择“￥”选项，单击“确定”按钮确认设置，如图5-23所示。

Step 04　返回工作表中即可查看到设置的两位数的货币样式效果，如图5-24所示。

5.1.5　添加单线条边框样式

在表格中设置样式后，特别是底纹填充样式后，表格之间的数据分割就不是很明显，这点在化妆品销售表中能明显地看出，此时用户可为数据区域添加单线条的深红边框线条，不仅可以让数据分割更明显，而且还能使数据区域的整体感更强，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择A2：H12单元格区域，单击边框线下拉按钮，选择“线条颜色”选项，在弹出的拾色器中选择“着色，深红，50％”颜色选项，如图5-25所示。

Step 02　再次单击边框线下拉按钮，选择“所有框线”选项，添加内外边框线条，如图5-26所示。

Step 03　在工作表中即可查看到系统自动为选择的目标数据添加深红色的单线条边框线样式，如图5-27所示。

提示：取消添加的边框线条

若对添加的边框线条不满意，可将其清除，而用户只需选择目标单元格或单元格区域后，单击边框线下拉按钮，选择“无框线”选项即可。

在本例中，当选择线条颜色后，此时鼠标光标变成画笔形状，且事先选择的目标单元格区域为取消选择状态，此时无须再对数据单元格进行选择，直接进行添加边框线的操作，若用户再次选择目标单元格，系统将会视为用户正在手动绘制边框线。

相关链接　手动绘制边框线（使用线条默认色）

除了手动对选择的规则区域进行统一添加边框线外，用户还可以通过手动绘制的方式，来灵活自主地为指定单元格或单元格区域绘制边框线，其方法为：单击“边框线”下拉按钮，选择“绘图边框”选项，此时鼠标光标变成形状，在目标位置单击即可实现边框线的绘制，如图5-28所示。

提示：退出边框绘制状态

当选择“绘图边框”选项后，此时“字体”组中的边框按钮变成“绘制外侧边框”按钮，用户再次单击该按钮时，即可退出边框绘制的状态。

5.1.6　合并指定单元格

在表格中，经常要将多个单元格合并成一个单元格，其中最明显的就是表头单元格的合并，来使表格整体结构清楚和多样。下面通过将A1：H1单元格区域合并成A1单元格来居中放置表头为例，其具体操作如下。

【思路分析】

Step 01　选择A1：H1单元格区域，单击“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮，如图5-29所示。

Step 02　系统自动将A1：H1单元格区域合并成A1单元格并使其中的表头文本居中显示，如图5-30所示。

在本例中，是让表头数据以合并居中的方式合并，若用户只需将单元格合并，而不希望将单元格中的数据居中，可通过合并单元格来实现。

相关链接　合并单元格

合并单元格相对于合并后居中单元格，略有不同的是，它只有合并功能，而没有自动居中对齐功能，所以用户使用它就只能对指定单元格进行合并，如将化妆品销售表中A1：H1单元格进行合并，只需选择A1：H1单元格区域后，单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，选择“合并单元格”选项，如图5-31所示。

提示：拆分合并单元格

若要对已合并的单元格进行拆分，只需选择目标单元格后，单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，选择“取消单元格合并”选项即可。