4.2 创建及使用索引

在Access中，用户可通过创建索引，来加快搜索表和排序表记录的操作速度。

4.2.1 索引概述

使用索引可以帮助Access更快速地查找记录并对其进行排序。

1．了解索引

索引根据自身包含的一个或多个字段来存储记录的位置，它自身比所描述的表小很多，以便于Access能够更有效地进行读取，其具体速度则取决于索引字段的唯一值的数据。

索引的工作方式类似于书籍中索引的工作方式，其中书籍索引是一个包含书中出现的词语的列表，该列表中的每个条目显示了包含特定词语页面的页码，以便用户根据特定词语查找到特定页面，这样一来比翻书查找的速度快多了。

在Access中，索引类似于一个表中出现的字段值的列表，该列表中的每个条目还显示了包含字段值的记录的位置。若要查找某个特定的字段值，使用索引进行查找要比查阅整个表格进行读取的速度快得多。

使用索引可以更快地查找出现次数较少的字段值，表中不同字段值的数量越多，索引对提高搜索和选择查询的性能的帮助就越大。

当Access通过索引获得记录的位置后，可通过直接移动到正确的位置来检索这些记录中的数据。这样一来，使用索引查找数据会比通过扫描表中的所有记录来查找数据快很多。

而在追加、删除或更新数据时，必须更新受影响表中的所有索引以反映当前的数据变化，否则将会影响索引性能。例如，如果用户进行数据更改，则必须同时更改索引，否则索引在查找时将不会显示正确的结果，并且会浪费大量的索引时间。

2．可以创建索引的字段

在Access中，可以根据一个或多个字段来创建索引。在创建索引时，应考虑索引为经常使用的、进行排序的字段，以及在查询中连接到其他表中的字段。

索引可以帮助加快搜索和选择查询的速度，但当用户添加或更新数据时，则会降低索引的性能。如果在包含一个或多个索引字段的表中输入数据，则每次添加或更改记录时，Access都必须更新索引。

其中，表中的数据是自动创建索引的。但是，系统无法为数据类型为“OLE对象”、“附件”或“计算”的字段创建索引。对于其他字段，如果满足以下条件，则可以考虑为字段创建索引。

❏预期会搜索存储在字段中的值。

❏预期会对字段中的值进行排序。

❏预期会在字段中存储许多不同的值。如果字段中的许多值都是相同的，则索引可能无法明显地加快查询速度。

3．多字段索引

当用户经常同时依据两个或多个字段进行搜索或排序时，则可以为该字段组合创建索引。例如，经常在同一个查询中为“供货商”和“产品名称”字段指定条件，则可以在这两个字段上创建多字段索引。

依据多字段索引对表进行排序时，Access会先依据为索引定义的第一个字段进行排序。而创建多字段索引时，需要指定字段的先后次序。

如果在第一个字段中的记录具有重复值，则Access会接着依据为索引定义的第二个字段进行排序，以此类推。在一个多字段索引中，最多可以包含10个字段。

4.2.2 创建索引

要创建索引，需要先决定是创建单字段索引，还是多字段索引。

通过设置【索引】属性可创建单字段索引。下表列出了【索引】属性的可能设置。

如果创建唯一索引，则Access不允许在字段中输入与其他记录同一字段中存在的值。否则，Access会自动为主键创建唯一索引。

1．创建单字段索引

在【导航】窗格中，右击需要创建索引的表，执行【设计视图】命令。

在【设计】视图中，选择需要创建索引的字段，在【常规】选项卡中，单击【索引】下拉按钮，选择相应的选项即可。例如，如果允许重复，则需要选择【有（有重复）】选项，否则选择【有（无重复）】选项，以创建唯一索引。

2．创建多字段索引

在【设计】视图中，执行【表格工具】|【显示/隐藏】|【索引】命令，在弹出的【索引：职工信息】对话框中，将显示【员工编号】主键的索引。

若为表创建多字段索引，则需要在【索引名称】列中输入索引名称，并在【字段名称】列中选择所需要创建索引的字段名称。

添加索引字段后，系统默认的排序次序为升序排列。此时，可以在【索引：职工信息】对话框中的【排序次序】列中，来设置排序次序。

在【索引：职工信息】对话框中的【索引属性】中，可以为【索引名称】列中包含索引名称的行指定索引属性。各索引属性的具体含义，如下表所示。

3．自动创建索引

当用户导入外部数据时，用户可以根据导入的内容添加索引字段，即自动创建索引。

例如，在导入外部的Excel文件中的数据时，可在【导入数据表向导】对话框中，添加索引字段。

然后，执行【文件】|【选项】命令，在【Access选项】对话框中，激活【对象设计器】选项卡，在【导入/创建时自动索引】文本框中编辑索引字段名称，并以分号（;）分隔。

4.2.3 编辑索引

创建索引之后，用户可以随时查看表中的索引字段。另外，还可以将多余的索引删除。

1．查看索引

如果想查看表中的索引，以衡量它们对性能的影响，或者确保为特定的字段创建索引，则需要在【导航】窗格中，右击想要查看索引的表，执行【设计视图】命令，切换到【设计】视图中。

然后，执行【表格工具】|【设计】|【显示/隐藏】|【索引】命令，在弹出的对话框中可以查看该表中的索引。

除此之外，用户还可以在该对话框中，编辑索引及索引属性。

2．删除索引

当用户发现某个索引已变得多余或对性能的影响太大时，则需要删除该索引。在删除索引时，系统只会删除该索引，而不会删除建立索引时所依据的字段。

在【设计】视图中，执行【表格工具】|【设计】|【显示/隐藏】|【索引】命令。在弹出的对话框中，选择需要删除的索引所在的行，按下Delete键即可。