2.2 物料信息梳理

ISO 9001、ISO 13485等质量体系中,都要求组织提供给供方的采购资料要清楚、准确，那么如何明确采购信息?如何解决2.1节中提到的那些问题?首先来看物料采购信息包括哪些内容。

2.2.1 物料有哪些属性需要管理

从质量管理角度来说，物料信息的核心要素包括四点：标识符、厂家、型号、物料描述。

1．标识符

企业里称为物料编码、物料编号、物料代码、Part-Number、物料ID（IDentity）等，一般由一串数字或字符组合而成，如“39110041”“0010-10-12358”“M10-0R0552-00”等。物料编码就是物料的“身份证号码”。合格的物料编码应该有三个属性：

（1）唯一性 一个组织内不应该有重复的物料编码。

（2）永久性 物料编码一旦生成，就不能更改，也不能删除，物料的试用、生效、呆滞、失效可以用一个专门的“物料状态”字段来标识。这已经作为大多数企业资源规划（Enterprise Resource Planning。ERP）系统的标准内置规则。

（3）可见性 物料编码不应该只是存在于ERP系统内部的代码，只有数据库管理上的作用而不能被普通用户检索。物料编码应该是显性的，在各种信息系统上都可以查到，可以写入各种文件和质量记录。有时候，物料编码还可以承载一些物料特性信息，如物料种类、主要参数等，可以让人“见码知物”。

2．厂家

厂家也就是制造商名称或者品牌名称，如电子元器件的“Intel”“AMD”“TI”等。如果一个制造商有多个品牌，也可以具体确定到其中某个品牌。

3．型号

型号具体代表某个制造商或品牌下面的一款产品，如TI公司一款电源管理芯片的型号是“TPS65020RHAT”。型号可以在制造商内部确定到具体的、唯一的产品，因此可以作为采购代码，放在订单中，准确地告知供应商要采购的对象。

4．物料描述

物料描述是一段简短的字符和文字描述。因为物料编码和型号都比较抽象，不能直接从字面上得到物料的更多信息，而物料描述则可以说明物料的种类、主要规格参数等。例如：一款显示屏的型号是“LB150X02-TL01”，而物料描述是“LCD屏 TFT15″1024*768 3.3V 250cd/m2 RoHS”。

为了保证不买错物料，采购订单上至少要包括物料编码、厂家、型号三方面信息。增加物料描述会提高订单可读性，但因为“厂家+型号”已经保证了唯一性，所以如果订单上空间紧张的话，可以去掉物料描述项。

除上面四个关键要素之外，物料还有其他和质量管理密切相关的属性，例如：

（1）版本 指定制结构件的图样版本号或自制软件的版本号。不同的版本对应不同的物料，很可能不兼容。

（2）单位 绝大多数物料的单位是PCS（即pieces的缩写），代表件、片、张、包等，一般的ERP系统还会支持m（米）、g（克）、L（升）等单位。要特别注意单位换算过程中不要出错，如公制的m（米）和英制的feet（英尺）等。

（3）有效期 有些物料如化学品等存在有效期的要求。

（4）防护要求 指轻拿轻放、避光防潮等要求。

（5）优选等级 标识物料能否优先被新产品选用，如优选、禁选等。

（6）供应商 采购时直接交易的供应商，供应商不一定是原始厂家，可能是代理商、分销商等。

（7）采购周期 也叫采购前置期（Lead Time），指从下订单到交货的时间周期。采购周期越短，企业库存越少，供应链运作就更顺畅，同时也会给质量问题的处理提供较长的缓冲期。

（8）最小包装 最小包装（Minimum Pack Quantity, MPQ）指供应商提供的一个不能继续分拆的最小包装里包含的物料数量。例如：电子元器件的“一盘”里有2500个，或“一管”里有500个，液体类的“一桶”里有2L或“一瓶”里有250mL。从降低库存的角度出发，每次采购的物料数量越少越好，但是最小包装保证了物料运输和使用中的防护质量要求，因此必须至少满足一个最小包装的订货量。

2.2.2 BOM（物料清单）三要素

企业发展初期，产品种类不多，这时企业内部与物料相关的运作一般基于物料清单（Bill Of Material，BOM）进行，即设计部门输出BOM，采购部门根据BOM进行采购，生产部门根据BOM进行备料、上线、生产。

这种情况下，BOM承载了很多物料信息，采购和生产等后端部门希望BOM上的物料信息越全越好，而且要及时反映当前生产情况，如最新的物料替换信息。但BOM作为最重要的设计文件，更改周期长、更改成本高，所以BOM的主要维护部门——技术部门不希望BOM上承载太多信息。于是，BOM上到底应该承载哪些信息，有时候就成了企业内部争论的话题。

其实，BOM作为设计文件，核心要素就是三个：物料编码、位号、数量。

（1）物料编码 实际上BOM并不需要承载太多物料信息。随着企业的发展，产品越来越多，势必要实现BOM和物料信息的分离，ERP系统的上线会加速这一分离过程。所谓分离，也就是BOM只需保留物料编码，而物料的全部信息，都“封装”在物料编码中，根据物料编码，就确定了唯一的一种物料，可以随时从信息系统查到物料的全部详细信息。

（2）位号 位号是指物料在组件上的位置，最典型的是电子元器件在印制电路板组件（Printed Circuit Board Assembly，PCBA）上的位置编号，如电阻的R1、R2等。

（3）数量 组件中包含此物料的数量。用于生产计划管理的制造资源计划（Manufacturing Resource Planning，MRP）运算。

2.2.3 “一码一物”和“一码多物”

企业在物料管理系统建立初期，会遇到“一码一物”还是“一码多物”的选择问题。

（1）“一码一物” 一码一物的意思是物料管理系统中一个编码对应唯一的一个确定到厂家或者品牌和型号的物料。例如：物料编码“0010-10-12358”对应物料为AU公司的某一款显示屏“TFT屏8.4寸 800×600 ‘AU’”，型号是“B084SN03”。

（2）“一码多物” 一码多物的意思是物料管理系统中一个编码对应规格相同或相近的多个物料，这些物料之间可以相互兼容，多见于通用性较强的物料。例如：某个规格的电容可以选用三家制造商（Murata、Kemet、TDK）的产品。

从灵活性和兼容性来说，“一码多物”因为可以在物料层面迅速切换不同的厂家，不需要改变电路图、BOM等设计文件，所以在管理上有很大优势：

1）有效降低采购缺货风险。当一个厂家提供的物料因为各种原因缺货时，可以马上用另外一个厂家的物料代替。

2）有效降低采购成本。采购随时可以切换到另外一个厂家的物料，可以促成供应商之间的适度竞争。

3）将物料替换动作限制在物料层面，减少设计文件的维护工作量。

从质量管理角度来说，“一码多物”也有风险。

1．如何保证可替代物料在不同产品上的有效性

也就是说，若换了板卡，原来可以替代的物料是否还能替代，如图2-1所示。

一码多物的管理方式下，可替代物料在不同产品上的有效性很容易出问题，尤其是在设计能力不强的企业。例如，在某公司发展初期的一款产品（超声分析仪）上使用的晶体管“MOSFET IRFR210 200V 2.6A N-CHAN TO-252AA”，本来是IR公司生产的，后因为采购困难，换了FAIRCHILD公司生产的同规格晶体管，因为两者开通延时和关断延时之差大了9ns，影响到高压发射脉冲的宽度，导致产品故障，替代失败。

这个问题，主要可通过两种策略应对：

1）设置“一码多物”时，要充分验证，确保两个厂家的物料在主要规格及特性上基本一致。

2）在新设计选用包含“多物”的物料编码时，需要针对“多物”做充分的测试验证，以保证兼容性。

2．如何保证可追溯性

追溯性也就是需要知道哪块板卡上用了哪个供应商生产的物料。某些行业，如汽车行业和医疗设备行业，对产品追溯性要求很高。典型的场景是客户端出现某种物料大批不良，需要尽快查清此种物料的生产厂家。在“一码一物”的情况下，直接从ERP等信息系统根据物料编码就可以查到，但如果是“一码多物”，问题就变得复杂了。这时候除了需要物料编码，还需要结合外观丝印标识、批次信息等才可以查到。因为两种型号的物料外观很有可能也完全相同，所以从根本上说物料来源的追溯要通过批次管理来实现。条码扫描系统是批次管理的必由之路。

3．ERP系统能否支持

“一码多物”需要公司内部运作系统（如ERP系统等）的支持才能实现，这是具体操作层面上的事情。需要考虑的问题有：

1）生产计划如何确定采购需求（Purchasing Requirements，PR）?现在大部分ERP系统都支持根据事先确定的配额分配采购量，可以客户化定制各种规则。

2）财务如何计算标准成本（不同厂家的物料价格可能不同）?这个问题在ERP中一般是通过设置“标准成本”项解决，即不同厂家的物料价格虽然不同并且经常变动，但标准成本维持相对的稳定，作为计算整机成本的依据。

3）同一编码、不同厂家的物料是否在贮存、使用上有不同的要求?在“一码多物”的准入上，可以要求只有在贮存和使用方式上完全相同的物料才能使用同一编码，从而避免后端物料管理的复杂性。

通过以上分析，可以看出，“一码多物”虽然有一些缺点甚至质量上的风险，但都可以通过管理和信息手段降低。而“一码多物”确实能给企业带来效率和成本的提升。因此，“一码多物”在当今企业中应用更广泛。

2.2.4 物料描述规则的五个原则

2.2.1节中提到物料描述是物料信息的重要元素。物料描述主要是对物料的种类及主要特性用规范的方式进行描述，使物料易于识别和选用。例如：某颗X7R系列的陶瓷贴片电容，电容量是1μF，精度是10%，额定电压是10V，封装是0805，则物料描述可以定义成“CAP CER X7R 1μF 10% 10V SMD0805”。

物料描述规则一般由企业根据实际情况来定，并没有特定的标准，但实践中有一些原则需要把握：

（1）长度适中 描述太短，如只说“前壳”或者“10pF贴片电容”，则太模糊，起不到描述的作用，但描述过长也不方便使用，而且一般的ERP系统都对字段的字节长度有限制。通常50个字符就够用了。

（2）结构化 结构化即按分段式的结构，在同一种物料的描述格式中的每一段固定描述一个属性。例如：对所有的电容，第一段都定为“CAP”，第二段为电容种类，第三段为系列，第四段为电容量，以此类推。每段之间用空格或横线分隔，这样方便阅读。

（3）承载参数信息 物料描述要承载最主要的几个规格参数，以便让使用者特别是设计人员选用时能迅速筛选。

（4）英文优先 尽量使用英文，这是国际化的需要。

（5）不使用特殊字符 即±、°、×、÷等。因为这些字符录入和打印都可能出现问题，在某些ERP系统中甚至会出错。

2.2.5 如何进行物料信息梳理

很少有企业在创立初期就把物料信息管理做得很好。一般随着企业发展，物料信息都会面临一次梳理，主要目的是确定要采购的物料到底是什么，主要工作包括确定厂家、型号，梳理物料描述等物料信息。

这项工作涉及采购、研发等跨部门岗位，应该用项目的方式推进。关键考虑点包括：

1）牵头人，也就是项目经理，应该由物料质量管理责任部门的经理担任。根据组织架构和职责分工的不同，物料质量管理责任部门可能设在研发系统，也可能设在质量系统或者采购系统。如果不十分明确，则一般由采购部门承担比较合适。

2）参与的部门包括采购部门和研发部门，前者的主要工作是从供应商那里获取信息，后者的主要工作是根据原始的设计需求确定物料信息。

在推进物料信息梳理项目的过程中，需要注意以下一些问题：

1）基于现有的信息。现有信息包括：物料清单（BOM）、设计文档、收货记录。

这些信息都应该收集并充分利用起来，作为物料信息梳理的基础。

2）发挥供应商的作用，可以请供应商提供供货清单。有时候供应商比企业更了解到底需要什么物料。一般情况下，这个清单是可信的。

3）和现有库存作对照，当手中的资料和供应商提供的资料无法对应时，应该去仓库看库存的物料实物，包括老产品上的物料，通过实物上的标识确定物料信息。

4）接受现实，保持稳定。梳理过程中一定会发现很多不一致的情况，如对于某颗电阻，BOM和设计资料上写的都是采用某一品牌，但供应商提供的清单和库存实物都指向另外一个品牌。此时，就应该以实物为准，因为毕竟实物已经经过了实践检验证明可以使用。这时候如果盲目换成设计资料上的品牌型号，反而更有可能出问题。