3．哪些经验应该集中总结起来？

一天下午上班后不久，某银行的张行长打电话来找李总，李总恰好到工商协会举行的“企业家交流会”上进行工作经验交流去了，秘书高晴接了电话。

张行长与李总两人是MBA的同学，两人有着不错的私交，电话里，张行长对高晴说，他们在MBA的导师的夫人昨晚去世了，他想要约李总明天早上一起去看看导师。

“你们老板回来了以后，一定要告诉他一声，让他给我回个话。”因为关系非常熟，所以李行长说话也很随意，“另外，看导师的时候，多少都得送一些钱，表示一下后辈的心意，我想了一下，我们两个最好送的一样多。你问问你们老板，看看他打算送多少，到时候麻烦你再提醒他给我回个电话。”

李总直到下午5点多才回到办公室，高晴立即将张行长的意思向李总进行了汇报。“你说送多少钱合适？明天还要带点什么过去？”不知道是因为累了一天使李总懒于费神，还是因为李总平日里本就对这类人情往来没有经验，李总向高晴征询意见。

但高晴对此毫无准备，面对李总的突然询问，她只能摇头，那一刻，她从李总眼里看到了他对自己的不满。

 

高晴的毫无准备未必是因为她没有经历过这类事情，很可能之前在经历此类人情往来时，未能积累相关经验，而这种不懂得积累，使她在关键时刻未能表现出上司欣赏的特质。

优秀秘书往往对某件事情应该怎样做有着相应的直觉，而这些直觉多半来自于学识与经验积累。如果秘书平日里对上司思考看待问题的方式、为人处世的态度、职责负责的范围有较多了解的话，便能很快作出判断，同时向领导提出自己的想法。没有丰富的学识与经验做储备，你便无法产生正确的直觉，一遇到特别的情况，便只能将问题上交，而这种“遇事上交”的情况，很可能会引发上司的不满。

从“三勤”开始，积累工作经验

优秀的秘书之所以“优秀”，有多种因素在起作用：他们往往能够充分地利用自己所处位置的资源，使自己开阔眼界、增长见识、积累经验。调查发现，那些善于在工作过程中积累经验的秘书更有可能成长为一个优秀的秘书。

从日常工作方式来看，秘书人员至少应做到“三勤”，才能让自己获得积极的职业经验。

◆勤于学习

当你身在秘书职位上时，你应积极地利用自己所能接触到的资源，主动进行学习。优秀的秘书从不避讳向自己的同事学习，学习他们好的经验与做法；同时，他们还积极地借鉴一些同行的经验，学习他人是如何为人处事的。更有心的秘书则会向自己的上司学习，学习他们是如何看人、看事，如何处理问题的。

◆勤于总结

优秀秘书每过一段时间就会对前一段时间的工作进行总结、回顾，看看工作出现了哪些纰漏，问题出在哪里，以后应如何避免此类问题，看一看哪些文件办得好，有没有进一步提高的办法。

◆勤于创新

有效的创新不仅能够提升秘书本人的工作效率，同时还能帮助上司更好进行决策。因此，秘书人员在工作过程中，应适时地尝试一些新的做事方法或程序，从而使自己能够为上司提供优质而个性化的服务。

在以上三个“勤于”中，最重要的便是“勤于总结”，可以说，善于总结是延伸学习、进行创新的基础，同时也是秘书人员进一步精准自我定位，做到更好辅助上司工作的基础。不过，很多秘书都受困于“到底应该总结什么”这一问题上，苦思而不得其法，事实上，只要你懂得积累以下几种经验，那么，你在工作中遭遇“突然袭击”的次数将会大大下降。

·积累优秀文章

在看到了办公室中有谁写出了优秀的、得到了上司称赞的公文后，你应主动将其收集起来，以备日后学习使用。

在阅读过程中，遇到了有价值、对工作有帮助的观点、句子甚至是词语时，你都应将它们进行剪切或摘抄，多积累，以便日后在写作中加以利用与仿效。

办公室中有哪类表格需要常用，有哪些通知格式是通用的，有哪些文书体制是需要常常用到的，将它们收集起来，下次上司再有吩咐时，你便可以在原文章基础上修改、创新成新的文章。

·积累内部人才信息

上司在进行决策时，往往会问问秘书的看法，当上司需要为某个项目甄选负责人时，有时秘书也会被询问意见。因此，平日里，秘书便有必要了解上司的各个下属的专长：谁的沟通能力最强，专业能力上谁最出色，谁在活跃气氛方面有特长等，这些都是秘书平日里应关注的。

·积累人情往来经验

当上司吩咐你与他一起接待某位客人时，对方是谁，他的职位是什么，上司运用了怎样的规格来接待他；当上司需要贺人开业、祝人生辰之喜时，他是直接打电话庆贺还是通过电子邮件发送贺信，还是赠送礼品，礼品的规格是怎样的……

平日里，利用跟随上司办事的机会，或者与其他同事一起筹办这些事情时，你应积极关注这类人情往来经验，并将它们记下来。

·积累沟通协调经验

公司内部出现了矛盾，上司是怎么处理的；他是从哪一个角度深入的，又是从哪一方面协调的；上司在处理自己与同级之间的矛盾时，是如何应对的……积累这些经验，不仅能够让你在上司眼中形成“阵线一致”的良好印象，同时对于独力处理此类经验也大有帮助。

对秘书而言，工作经验是获得更广阔发展空间的最宝贵礼物，你工作的时间越长、见的世面越多，遇到的问题越多，那么，你从工作中学习到的东西便越多，你积累的相关经验便越多，在遇到同类事情时，你也会表现出比一般秘书更出色的办事能力。