第3章 使用单元格、行和列

用户进行的最基本的操作就是单元格操作，在单元格中可以进行输入数据、文字等。单元格格式的设置也是非常重要的，单元格格式的设置包括单元格的数字格式、设置文本对齐、单元格的合并及居中等。本章将对单元格、行和列的设置进行一一讲解。

3.1 单元格的基本操作和格式设置

单元格是组成工作表的元素，对工作表的操作实际就是对单元格的操作。本节中主要介绍单元格插入、删除、合并等基本操作。

3.1.1 插入单元格

Excel报表在编辑过程中有时需要不断地更改，如规划好框架后突然发现还少了一个元素，此时则需要插入单元格。具体操作如下。

步骤1：选中要在其前面或上面插入单元格的单元格（如本例中选中D1），在“开始”选项卡的“单元格”选项组中单击“插入”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“插入单元格”选项。打开“插入”对话框，选择插入单元格格式，此处选择“整列”，如图3-1所示。

步骤2：可以看到在D1单元格左侧插入了一列单元格，如图3-2所示。

3.1.2 删除单元格

删除单元格也是报表调整、编辑过程中常见的操作。例如规划好框架后突然发现还多了一个元素或一条记录，此时则需要删除单元格。

步骤1：选中要删除的单元格（如本例中选中C3），切换至“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“删除”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“删除单元格”选项。打开“删除”对话框，选择将下方单元格上移进行删除，然后单击“确定”按钮，如图3-3所示。

步骤2：选中的单元格已删除，效果如图3-4所示。

3.1.3 合并单元格

单元格的合并包括将多行合并为一个单元格、多列合并为一个单元格、将多行多列合并为一个单元格。

方法一：选中要合并的多个单元格，在“开始”选项卡的“对齐方式”选项组中单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“合并后居中”选项，如图3-5所示，合并效果如图3-6所示。

方法二：用户同样可以单击“合并单元格”选项，并在“水平对齐”下拉菜单中选中“居中”选项，合并效果如图3-7所示。

3.1.4 自定义单元格的数字格式

单元格中最常输入的就是数据，由此可以看出数字格式是单元格最常用的功能之一。

步骤1：单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图3-8所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，如图3-9所示。在“数字”选项卡中可以看到“分类”数字格式的各个选项，单击即可在右侧空格中对其进行各项设置。

提示：单元格应用了哪种数字格式，改变的只是单元格数据的显示形式，而不会改变单元格内存储的内容。反之，用户在工作表中看到的单元格的内容，也并不一定就是真正的单元格内容，有可能是原始数据通过各种设置后的一种表现形式。如果用户希望在改变格式的同时改变实际内容，则需要通过TEXT或其他函数来实现。

步骤3：单元格中的数字格式分为两种，即内置的数字格式和自定义数字格式。Excel内置的数字格式有多种，这些内置的数字格式通常情况下能满足用户的需要。接下列举几个小例子来说明相同的数字被设置为不同的数字格式后，在单元格显示中会有哪些改变。例如单元格中有数字1234.5，在默认的情况下Excel不会对其设置任何数字格式，即此时的格式为“常规”，如图3-10所示。

步骤4：单击“分类”列表框中的“数值”项，然后选中“使用千位分隔符”复选框，此时示例的内容发生了改变，如图3-11所示。

步骤5：单击“分类”列表框中的“货币”项，然后在“货币符号（国家/地区）”列表框中选择“￥中文（中国）”，此时示例内容会再次发生改变，如图3-12所示。

步骤6：单击“分类”列表框中的“百分比”项，如图3-13所示，此时的示例再次发生改变。

分类列表中还有许多其他项，每个项目又可以设置其他的多个参数，用户可自己进行设置，以达到符合要求的最佳格式。

如果Excel中内置的数字格式无法满足用户在实际工作过程中的需要，Excel 2016允许用户创建自定义数字格式。创建自定义格式的具体操作步骤如下。

在“设置单元格格式”对话框的“分类”列表框中选择“自定义”项，如图3-14所示。在“类型”输入框中输入一种自定义的数字格式或修改原格式代码，然后单击“确定”按钮。

提示：在“类型”下方的列表框中，可以看到已经有许多的代码，这些代码是Excel内置的数字格式相对应的格式代码，或者是由用户成功创建的自定义数字格式的格式代码。用户可以在“分类”列表框中选择一个内置的数字格式，然后选择“自定义”项，就可以在“类型”文本框中看到与之对应的格式代码，在原有代码的基础上进行修改，能够更快速地得到用户自定义的格式代码。

3.1.5 设置单元格的文本对齐方式

在Excel中，凡是输入的文字都称为文本格式，都显示在单元格的左侧，而输入的数字称为数字格式，则都显示在单元格的右侧。这时输入的数据会出现“上下不对齐”的现象，下面就介绍文本的对齐方式，解决该状况。

设置单元格的文本对齐方式的具体操作步骤如下。

步骤1：选择需要设置文本对齐方式的单元格或单元格区域。单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图3-15所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图3-16所示。在“文本对齐方式”中的“水平对齐”的下拉列表中选择“居中”，在“垂直对齐”方式下拉列表中选择“居中”，然后单击“确定”按钮。

3.1.6 让单元格中的内容实现自动换行

如果在单元格中输入的内容过长，则会出现溢出的情况，用户有时还会遇到这样的情况：用户想在同一单元格内实现文本自动换行，但按下回车键后，发现活动单元格下移了。对于上述问题，只要进行一个小小的设置，问题便轻松解决。

步骤1：选中希望实现自动换行的单元格或单元格组。单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图3-17所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图3-18所示。在“文本控制”下方的列表框中选中“自动换行”复选框，然后单击“确定”按钮。

3.1.7 缩小字体以适合单元格大小

用户在输入数据时，希望输入的数据适合单元格的大小，即不出现溢出的情况。这种操作在Excel 2016中也可以轻松实现，具体操作步骤如下。

步骤1：选中希望实现缩小字体以适合单元格大小的单元格或单元格区域。在选中的位置右击，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图3-19所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，如图3-20所示。在“文本控制”下方的列表框中选中“缩小字体填充”复选框，然后单击“确定”按钮。

3.1.8 合并单元格内容的几个小技巧

如果希望将多个单元格中的内容合并到一个单元格或希望将多列的内容合并到一列中，并不需要兴师动众地使用函数。除了函数之外还有一种操作方法，更方便快捷。

例如希望将A列、B列、C列、D列的内容都合并到一列中，这时可以进行如下操作。

步骤1：在D列之后插入一个空列（如果E列中没有内容，可以直接在E列中进行操作）。在E1单元格中输入“=A1&B1&C1&D1”，输入完毕，单击其他任意单元格。此时可以看到合并后E1的内容，如图3-21所示。

步骤2：单击E1单元格，将鼠标移动到单元格右下角的黑色实心方块上，当鼠标指针变为“ ”形状时，向下拖动到要合并的尾行，如这里拖动到第19行，释放鼠标，可以看到A列、B列、C列、D列中的内容都已经合并到E列中，如图3-22所示。

步骤3：先不要忙着将A列、B列、C列、D列删除，将E列的内容复制到粘贴板中，右击单元格，从弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令，然后从弹出的列表中单击“粘贴”按钮，将数据粘贴到一个空列上，此时单元格中的内容是合并单元格后的结果，而不是公式。

步骤4：删除A列、B列、C列、D列即可。

另外，CONCATENATE函数可将多个单元格的文本合并到一个单元格中，还是用上面的例子介绍。具体操作步骤如下。

步骤1：在E1单元格中输入公式“=CONCATENATE（A1, B1, C1, D1）”，输入完毕，单击其他任意单元格，可以看到合并后E1的内容，如图3-23所示。

步骤2：单击E1单元格，将鼠标移动到单元格右下角的黑色实心方块上，当鼠标指针变为“ ”形状时，向下拖动到要合并的尾行，如这里拖动到第19行，释放鼠标，可以看到A列、B列、C列、D列中的内容都已经合并到E列中，如图3-24所示。

步骤3：先将E列的内容复制到粘贴板中，右击单元格，从弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令，然后从弹出的列表中单击“粘贴”按钮，将数据粘贴到一个空列上，此时单元格中的内容是合并单元格后的结果，而不是公式。

步骤4：将A列、B列、C列、D列删除即可。

3.1.9 快速取消合并的单元格

某些单元格合并后，因特殊原因需要取消合并的单元格。如果在单元格内没有内容而且合并的单元格不多的情况下，可以参照下面的方法操作，可以方便快速取消合并的单元格。

方法一：选中合并的单元格，将鼠标指针移动到单元格的边缘，当鼠标指针变为“ ”形状时，按住鼠标左键并拖动到其他位置。再看原来合并的单元格已经取消合并了。

方法二：选中合并后的单元格，单击“开始”选项卡“对齐方式”单元组中的“合并后居中”按钮或单击“合并后居中”右侧的按钮，从弹出的菜单中选择“取消单元格合并”命令。

3.1.10 改变单元格中的文字方向

Excel 2016允许用户对单元格中的文字根据工作需要改变其方向，改变单元格中文字方向的方法通常有两种。其具体操作步骤如下。

方法一：通过功能区按钮。

步骤1：选中要改变文字方向的单元格，选择“开始”选项卡“对齐方式”单元组中的“方向”按钮，选择“逆时针角度”命令，如图3-25所示。

步骤2：此时选中的单元格中的文字方向发生了改变，如图3-26所示。

方法二：通过对话框。

步骤1：选中要改变文字方向的单元格，选择“开始”选项卡“对齐方式”单元组中的“方向”按钮，选择“设置单元格对齐方式”命令，如图3-27所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡右侧“方向”列表框的下方，输入文字旋转的角度，然后单击“确定”按钮，如图3-28所示。

步骤3：查看旋转效果，如图3-29所示。

提示：在对话框中输入角度时，可以是正数也可以是负数，正数即按逆时针方向旋转，负数则按顺时针方向旋转。当数值为0时，文字的方向是水平的。

3.1.11 同一单元格中的文本使用不同的格式

设置单元格格式并不是设置工作表中所有的单元格，也可以对其选定的部分单元格进行设置甚至可以只设置单元格的一部分，但前提条件是该单元格中存储的内容必须是文本型内容。根据这一特性，用户可以将单元格中的文本设置成不同的格式，以满足外观上的需要。

如图3-30所示，下面通过实例来说明，在同一单元格中将文本设置成不同格式的具体操作步骤。

步骤1：选中希望设置不同格式的单元格中的部分内容，如这里选择“但愿”。在选中的位置右击鼠标，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令。弹出“设置单元格格式”对话框，在对话框中选择“字体”选项卡，如图3-31所示。

步骤2：在“字体”列表框中选择一种字体，如选择“Adobe楷体Std R”项，在“字形”列表框内选择一种字形，如选择“加粗”，在“字号”列表框内选择一种字号，如选择“18”。单击颜色按钮，从弹出的颜色列表框中选择一种颜色，如这里选择“标准色”列表框中的“红色”。单击“确定”按钮，结果如图3-32所示。

步骤3：重复上面的操作，改变其余的文本格式，最终结果如图3-33所示。

3.1.12 为工作表绘制斜线表头

在Excel的使用过程中，我们经常会遇到添加斜线表头的情况，由于Excel本身没有这项功能，所以在遇到添加表头的情况时，用户都会感觉头痛。其实有多种方法可以方便地添加表头，以下就详细介绍如何为工作表绘制斜线表头。

方法一：右击A1单元格，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“设置单元格格式”对话框，在对话框中单击“边框”选项卡，如图3-34所示。然后在“边框”列表框内选择最右侧的按钮，此时边框“文本”内出现一条斜线，单击“确定”按钮。

方法二：选择“插入”选项卡“插图”单元组中的“形状”按钮，从弹出的菜单中选择“线条”列表框内的“直线”项。在单元格A1中拖动至适合长度，调整好其位置即可。

方法三：如果Word或其他Excel中有已经制作好的表头，可以将其复制、粘贴到当前表格中，这样既方便又快捷。

3.1.13 制作双斜线表头

在对Excel进行操作时，会经常遇到如图3-35所示的双斜线表头的工作表。如果是初学者，则会经常采用以下两个操作来处理：先是用边框中的斜线来调整；然后在单元格中直接输入文字。

但是用边框中的斜线来调整，只能画一条斜线，不能画多条斜线，同时画出的斜线只能是单元格的对角线，不能随意更改。在单元格中直接输入文字，要分行，只能先让单元格自动换行，然后用空格键移动相应的文字到第二、三、四行，这种方法费时费力，若文字多通常就做不出理想的效果。

其实做出双斜线表头也没有想象中的那么难，以上面的数据表为例，说明制作双斜线表头的具体操作步骤。

步骤1：调整好适合的行高和列宽。

注意：一旦行高和列宽确定，制作的表头会适合当前的单元格，因此尽量不要再次对行高和列宽进行调整，否则制作好的斜线单元格中的内容也要随之调整。

步骤2：选中单元格A2。依次单击“插入”选项卡“插图”单元组中的“形状”按钮，从弹出的菜单中选择“线条”列表框中的“直线”按钮，如图3-36所示。

步骤3：在单元格A2中拖动鼠标至适合的长度，调整好其位置。用同样的方法制作另一条斜线，结果如图3-37所示。

步骤4：接下来就是输入文字了，使用文本框输入。依次单击“插入”选项卡“文本”单元组中的“文本框”按钮，从弹出的菜单中选择“横排文本框”命令，如图3-38所示。

步骤5：在A2单元格中单击，输入第一个文字“科”，将文本框中的“科”字选中，为其设置字体、字号、颜色等。用同样的方法输入其他的文字，并调整好其位置，结果如图3-39所示。

3.1.14 为单元格添加框线与底纹

Excel 2016中可以使用内置的边框样式对单元格或单元格区域（单元格区域可以是相邻的，也可以是不相邻的）的周围快速添加边框。其具体操作步骤如下。

步骤1：选择要添加边框的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“字体”单元组中的“边框”下拉按钮，如图3-40所示，从弹出的菜单中选择一种边框，如外侧框线。

步骤2：如果想要添加边框样式，则选择菜单中的“其他边框”命令，弹出如图3-41所示的“设置单元格格式”对话框。在对话框中选择边框的样式及颜色，设置完毕，单击“确定”按钮。

提示：如果要取消单元格或单元格区域的选择，可以单击工作表中的任意单元格。

提示：如果要自定义边框，则选择菜单中“绘制边框”列表中的各个命令，且可以对其更改颜色。

在Excel 2016中，可以通过使用纯色或特定图案填充单元格来为单元格添加底纹。添加底纹的具体操作步骤如下。

❑用纯色填充单元格。

选择要添加底纹的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡“字体”单元组中的“填充颜色”按钮或单击“填充颜色”右侧的按钮。

提示：如果直接单击“填充颜色”按钮，则应用最近使用的颜色填充。如果单击“填充颜色”右侧的按钮，可以从弹出的颜色列表中选择任意颜色填充。

❑用图案填充单元格。

步骤1：右击要填充图案的单元格，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图3-42所示。

步骤2：弹出“设置单元格格式”对话框，在填充选项卡中单击“图案颜色”按钮，从弹出的列表框中选择一种颜色，然后单击“图案样式”按钮，从弹出的列表中选择一种图案样式，设置完成后单击“确定”按钮，如图3-43所示。

❑用单元格样式填充单元格。

选择要添加底纹的单元格或单元格区域。单击“开始”选项卡“样式”单元组中的“单元格样式”按钮，从“主题单元格样式”列表框内选择一种单元格样式，如图3-44所示。

3.1.15 使用条件格式突出显示单元格

在实际操作Excel的过程中，经常会遇到这种情况，如教师想在如图3-45所示的工作表内突出显示总分超过230分的学生，其具体操作步骤如下。

步骤1：选中单元格区域E2:E13。选择“开始”选项卡“样式”单元组中的“条件格式”命令，选择“突出显示单元格规则”，从弹出的下一级菜单中选择“大于”命令，如图3-46所示。

步骤2：打开“大于”对话框，在对话框中“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中输入“230”，然后单击“设置为”右侧的按钮，从弹出的菜单中选择一种格式，如这里选择“浅红填充色深红色文本”，如图3-47所示。

步骤3：如果没有想用的格式，则从弹出的菜单中选择“自定义”格式，弹出“设置单元格格式”对话框，在对话框中对各项进行设置，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图3-48所示。

3.1.16 套用表格格式快速改变表格外观

如何方便快速地改变工作表表格的外观，前面讲过使用主题可以快速改变表格外观，使用表格格式也可以快速地改变表格外观。其具体操作步骤如下。

步骤1：选择需要改变表格外观的单元格或单元格区域，如这里选择单元格区域A1:H11。选择“开始”选项卡“样式”单元组中的“套用表格格式”按钮，弹出下拉菜单。在“中等深浅”列表框内选择“表样式中等深浅4”项，如图3-49所示。

步骤2：弹出“套用表格式”对话框，单击“确定”按钮，如图3-50所示。

步骤3：勾选“表包含标题”复选框，则标题也会套用表格式，效果如图3-51所示。不勾选“表包含标题”复选框，则会在标题的上一行应用套用表格式，效果如图3-52所示。成绩表表头中存在形状线条，在套用格式后这些形状线条可能会出现错误，从图3-51和图3-52中也可以看到。具体使用时单独删掉这些线条就可以了。

3.1.17 使用单元格样式快速设置单元格格式

在管理Excel工作表时，通常会遇到这种情况，如想将单元格中的数据统一换成百分比（如52换成5200%）或货币样式。如果工作表中有大量的数据需要转换（如图3-53所示），若先选择单元格，然后右击，从弹出的菜单中选择“设置单元格格式”命令，再从弹出的对话框中设置，显然步骤烦琐，还费时费力。使用单元格样式可以非常方便快速地设置单元格格式，其具体操作步骤如下。

步骤1：选择需要设置的单元格区域，如这里选择B2:H23。单击“开始”选项卡“样式”单元组“单元格样式”按钮，弹出如图3-54所示的菜单。如果希望将数据转换为百分比样式，则单击“数字格式”列表框内的“百分比”。

步骤2：如果“数字格式”列表框中没有用户希望转换的样式，用户可根据实际需要自定义数字样式。单击“新建单元格样式”命令，弹出“样式”对话框，输入样式名称，单击“格式”按钮，如图3-55所示。

步骤3：打开“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表框内选择“自定义”项，在“类型”列表框内选择一种格式，进行修改，如这里输入“0.00￥”。修改完毕，单击“确定”按钮，如图3-56所示。

步骤4：此时的工作表如图3-57所示。

3.1.18 在特定单元格中插入批注

在工作表单元格中插入批注的情况经常遇到。批注起到什么作用呢？批注起到说明、诠释和解释的作用。如图3-58所示，盘点的数目与卖出加库存的数目不对应。

如果用户为该单元格中的数据插入批注，则以后再看到此数据的批注时便会一目了然。下面介绍在特定的单元格中插入批注的具体操作步骤。

步骤1：选择需要添加批注的单元格，如这里选择B2。右击B2单元格，从弹出的菜单中选择“插入批注”命令，如图3-59所示。

步骤2：在输入框中输入插入批注的内容，例如这里输入“货号1向邻家借出10件”。单击工作表的其他任意位置，此时发现在B2单元格的右上角多出了一个红色三角符号，将鼠标移动到该单元格时，批注的内容会自动显示出来。如果需要修改批注，右击批注单元格，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，在输入框中编辑批注内容即可。如果要删除批注，右击批注单元格，从弹出的菜单中选择“删除批注”命令，此时批注单元格右上角的红色三角符号也随之消失，如图3-60所示。

3.1.19 一次性清除单元格中所有格式设置

用户在操作Excel的过程中，有时会对单元格应用一定的单元格样式，如应用主题单元格样式、合并、填充颜色等，如图3-61所示。如果用户不再需要这些格式，如何一次性清除它们呢？一次性清除单元格中所有格式设置的操作步骤如下。

步骤1：选择需要取消单元格格式的单元格或单元格区域，如这里选择A1:D11。选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“清除”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“清除格式”选项，如图3-62所示。

步骤2：可以看到单元格区域应用的单元格样式和合并居中格式以及对齐方式都被清除了，如图3-63所示。

3.1.20 选择性删除单元格中的内容或格式

前一节介绍了一次性清除所有单元格中的格式设置。但用户在多数情况下不希望删除所有单元格中的格式，以下是有选择性地删除单元格中的内容和格式的具体操作步骤。原始表格如图3-64所示。

步骤1：选择要清除格式的单元格或单元格区域，如这里选择单元格区域H13:I17、H23:I24。选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“清除”按钮，从弹出的菜单中选择“清除格式”命令，如图3-65所示。

步骤2：此时的工作表如图3-66所示。

3.2 行和列的基本操作

3.2.1 在指定位置插入行或列

在工作表中插入行或列是最基本的一项操作，通常情况下用户会随时在需要的位置插入行或列。有时也会遇到在指定的位置插入行或列的情况，其操作方法与常用的插入方法是一样的。在指定位置插入行或列的方法有以下几种。

方法一：选择希望插入行的下一行或下一行中的某一个单元格，右击鼠标，从弹出的菜单中选择“插入”命令。

方法二：选择希望插入行的下一行或下一行中的某一个单元格，按快捷键“Ctrl+Shift+=”，在弹出的“插入”对话框中选择“行”或“列”，单击“确定”按钮。

方法三：单击“开始”|“单元格”组中的“插入”按钮，从弹出的下拉菜单中选择“插入单元格”命令。在弹出的“插入”对话框中选择“行”或“列”选项，单击“确定”按钮。

3.2.2 在工作表中快速插入多个行或列

用户有时需要在工作表中插入多行或多列，插入多行或多列的方法通常有以下几种，用户可以任选一种进行插入操作。

方法一：用前面讲过的方法先插入一行或一列，然后再插入一行或一列，重复操作，直到插入足够多的行或列。这是最不明智的操作方法。

方法二：在插入一行或一列后，按快捷键“Ctrl+Y”插入，直到插入足够多的行或列。

方法三：Excel允许用户一次性插入多行或多列，以下通过插入多列为例说明具体操作方法。单击需要插入列的下一列，然后向右拖鼠标，拖动的列数就是希望插入的列数。在被选定列的任意位置右击，从弹出菜单中选择“插入”命令。

同样，插入行也是进行以上操作。

3.2.3 隔行插入行或列的实现方法

前面讲的行或列插入操作技巧指的都是连续插入。在实际操作过程中，用户并不是只插入连续的行或列，如图3-67所示。如果要每隔一列插入一列，通常情况下会有两种操作方法进行处理。

方法一：按照传统的方法，一列一列地进行插入，这种方法费时费力。

方法二：

步骤1：右击第1行的行标，在弹出的菜单中选择“插入”命令。在单元格A1中输入数字1，然后以升序的方式填充到单元格L1。在单元格M1中输入数字1.1，然后以升序的方式填充到单元格W1。选择A1:W3，单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，然后从弹出的菜单中选择“自定义排序”命令，弹出如图3-68所示的“排序”对话框。

步骤2：单击对话框中的“选项”按钮，弹出如图3-69所示的“排序选项”对话框，然后在“排序选项”对话框中选择“按行排序”选项，单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。

步骤3：单击“排序”对话框中“主要关键字”右侧的按钮，从弹出的下拉列表中选择“行1”，然后单击“确定”按钮。

步骤4：选定第一行，在第一行的任意位置右击，从弹出的菜单中选择“删除”命令。此时可以看到工作表如图3-70所示。

步骤5：同样，隔行插入也是执行与上述同样的步骤，只是在输入数值时，由1.1改为1.5。

3.2.4 将工作表中的一列分为多列

在使用工作表处理数据时，有时候根据要求需要将一列资料分为两列或多列。下面通过实例详细讲解如何将工作表中的一列分为多列。

步骤1：先选中需要分列的列，如图3-71所示。

步骤2：单击“数据”选项卡“数据工具”组中的“分列按钮”，如图3-72所示。

步骤3：弹出“文本分列向导”对话框，选择“固定宽度”选项，然后单击“下一步”按钮，如图3-73所示。

步骤4：在该对话框中移动分隔线，单击“完成”按钮，如图3-74所示。

步骤5：返回工作表，分列效果如图3-75所示。

3.2.5 冻结或锁定工作表的行与列

在工作表中处理大量数据时，可能会看不到前面的行或列，如图3-76所示，这时就需要利用Excel提供的冻结或锁定功能来将行与列进行锁定。以下通过实例简单介绍冻结或锁定工作表的行与列的操作步骤。

步骤1：选择“视图”选项卡“窗口”单元组中的“冻结窗格”按钮，弹出如图3-77所示的下拉菜单。

步骤2：从菜单中选择“冻结首行”或“冻结首列”命令，则第一行或第一列就被冻结。这里选择“冻结首行”命令，结果如图3-78所示。

3.2.6 完美冻结第一行与第一列的技巧

如果是特别大的数据区域，只冻结首行或首列并不能解决基本问题。通过上节的操作方法不难发现，无论怎么操作只能冻结一个，如何才能实现同时冻结首行和首列是本节将要讲述的问题，以下是详细的操作步骤。

步骤1：选择单元格B2。单击“视图”选项卡“窗口”单元格中的“拆分”按钮，此时工作表如图3-79所示。如果没有出现如图3-79所示的效果，说明拆分没有成功，则需要继续拆分。

步骤2：选择单元格A1，然后选择“视图”选项卡“窗口”单元组中的“冻结窗格”按钮，从弹出的菜单中选择“冻结拆分窗口”命令，结果如图3-80所示。

3.2.7 快速定位特别长的行数据

Excel 2016中共有1048576行16384列，如果第1列的第12049行需要更改数据，怎么办？用鼠标拖动滚动条？用键盘上的翻页键进行翻页？无疑两种方法都是费时费力的。

在Excel 2016中可以用以下几种方法定位特别长的行数据。

方法一：按快捷键F5，在弹出的“定位”对话框中的“引用位置”输入框中输入“A12049”。单击“确定”按钮即可。

方法二：在“编辑栏”的名称框内输入“A12049”，然后按回车键即可。

方法三：按住Shift键的同时，拖动窗口右侧的滚动条，也可以很快找到该单元格。

3.2.8 设置工作表的行高与列宽

在编辑报表的过程中经常需要调整特定行或列的行高或列宽，如当单元格中输入的数据超出该单元格宽度时，需要调整单元格的列宽。

方法一：使用命令调整行高和列宽。

❑调整行高

步骤1：在需要调整其行高的行标上单击鼠标右键，展开下拉菜单，单击“行高”选项，打开“行高”对话框，在编辑框输入要设置的行高值，单击“确定”按钮，如图3-81所示。

步骤2：完成该行的行高调整，如图3-82所示。

❑调整列宽

步骤1：在需要调整其列宽的列标上单击鼠标右键，展开下拉菜单，单击“列宽”命令选项。打开“列宽”对话框，在编辑框输入要设置的列宽值，单击“确定”按钮，如图3-83所示。

步骤2：完成该列的列宽调整，效果如图3-84所示。

方法二：使用鼠标拖动的方法调整行高和列宽。

❑调整行高

步骤1：将光标定位到要调整行高的某行下边线上，直到光标变为双向对拉箭头，如图3-85所示。

步骤2：按住鼠标向上拖动，即可减小行高（向下拖动即可增大行高），拖动时右上角显示具体尺寸，调整后的效果如图3-86所示。

❑调整列宽

步骤1：将光标定位到要调整列宽的某列右边线上，直到光标变为双向对拉箭头，如图3-87所示。

步骤2：按住鼠标向左拖动，即可减小列宽（向右拖动即可增大列宽），拖动时右上角显示具体尺寸，调整后的效果如图3-88所示。

提示：如何一次性调整多行或多列（包括连续的和非连续的）的行高或列宽？要一次调整多行的行高或多列的列宽，关键在于调整之前要准确选中要调整的行或列。选中之后，注意在选中的区域上单击鼠标右键，然后选择“行高”（“列宽”）命令，只有这样才能打开“行高”（“列宽”）设置对话框进行设置。

如果要一次性调整的行（列）是连续的，在选取时可以在要选择的起始行（列）的行标（列标）上单击鼠标，然后按住鼠标左键不放进行拖动即可选中多行（列）。

如果要一次性调整的行（列）是不连续的，可首先选中第一行（列），按住Ctrl键不放，再依次在要选择的其他行（列）的行标（列标）上单击，即可选择多个不连续的行（列）。

3.2.9 工作表行与列的移动与复制

在使用工作表的过程中，有时会遇到移动或复制工作表的行与列的情况。可以通过以下三种方法中的其中一种来进行操作。

方法一：选择要复制或移动的行或列。如果要进行移动工作表的行或列操作，需要首先按快捷键“Ctrl+X”，然后在目标位置按快捷键“Ctrl+V”。如果要进行复制工作表的行或列操作，按快捷键“Ctrl+C”，然后在目标位置按快捷键“Ctrl+V”进行粘贴操作。

方法二：选择要复制或移动的行或列。在被选择区域的任意位置右击鼠标，从弹出的菜单中选择“剪切”命令或“复制”命令。在目标位置右击鼠标，从弹出的菜单中选择“粘贴”命令。

方法三：

步骤1：选择要移动的行或列。单击“开始”选项卡“剪贴板”单元组中的“剪切”按钮，此时工作表如图3-89所示。

步骤2：在目标位置处单击，然后单击“开始”选项卡“剪贴板”单元组中的“粘贴”按钮即可完成剪切操作。

按照类似操作，也可以复制工作表中的行或列。

3.2.10 批量删除工作表中的行或列

如果在工作表中有大量的行或列用户确定不再使用，可以将其进行删除。批量删除工作表方法有如下几种，用户可根据实际情况选择适合的一种进行操作。在删除前务必确认数据的有效性，用户要谨慎删除。

方法一：选择要删除的多行或多列，在被选择的任意位置处右击，然后从弹出的菜单中选择“删除”命令。

方法二：选择要删除的多行或多列，单击“开始”选项卡“单元格”单元组中的“删除”按钮，然后从弹出的菜单中选择“删除工作表行”命令或“删除工作表列”命令。

方法三（实例批量删除列）：

步骤1：在工作表窗口中按组合键“Alt+F11”，弹出如图3-90所示的工作表的“Visible”属性对话框。

步骤2：在对话框中单击“插入”|“模块”命令，弹出如图3-91所示的“模块”窗口。在窗口中输入如下内容。

        Sub Aa()
        For i = 1 To 5 Step 1
        Columns(i + 1).Delete
        Columns(i + 1).Delete
        Next
        End Sub

提示：TO后的数字5可以更改，只要不超过工作表的列数即可。

步骤3：代码输入完毕，单击“模块”窗口右上角的“关闭”按钮，返回“Visible”属性对话框。在对话框中按F5键，弹出如图3-92所示的“宏”对话框，单击“运行”按钮。

步骤4：关闭“Visible”属性对话框，返回工作表，可以看到结果如图3-93所示。

3.2.11 让行与列实现交叉着色

在工作表中可以对单元格进行着色，可以对一行或一列进行着色，也可以实现交叉着色。对于行与列实现交叉着色，可以使用最普通的方法，即对其单元格一一进行着色，也可以通过以下操作技巧实现，具体操作步骤如下。

步骤1：在工作簿中输入数字1、0，如图3-94所示。

步骤2：选中A列数据，然后单击“开始”选项卡中“编辑”列表框中“排序和筛选”右侧的箭头，然后单击“筛选”按钮，此时工作表如图3-95所示。

步骤3：单击A2单元格中的按钮，从中取消“0”复选框，单击“确定”按钮，如图3-96所示。

步骤4：在工作表中选择如图3-97所示的单元格区域，然后将其背景颜色设置为绿色。

步骤5：再次单击A2单元格中的按钮，从中取消“1”复选框，将“0”选中，然后单击“确定”按钮，如果3-98所示。

步骤6：选择多个单元格区域，然后将其背景颜色设置为红色，结果如图3-99所示。

步骤7：继续单击A2单元格中的按钮，将“0”和“1”前面的复选框都选中，单击“确定”按钮，如图3-100所示。

步骤8：选中A列，右击从弹出的菜单中选择“删除”命令，此时工作表如图3-101所示。

3.2.12 隐藏或显示特定的行与列

在实际操作Excel工作表的过程中，由于某种特殊的原因，经常需要对工作表中的某行或列隐藏。但是很多用户在隐藏行或列后，不知道如何将隐藏的行或列再次显示出来。以下将通过实例隐藏或显示行与列。

在通常情况下，隐藏特定的行与列有以下几种方法。

方法一：选择要隐藏列的列标，在被选定列的任意位置右击，从弹出的菜单中选择“隐藏”命令。

方法二：选择要隐藏列的一个或多个列标，然后单击“开始”选项卡“单元格”单元组中的“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令|“隐藏列”命令。

显示列的具体操作步骤如下。

方法一：选定隐藏列两侧的列标，然后在被选定的任意位置右击，从弹出的菜单中选择“取消隐藏”命令。

方法二：选定隐藏列两侧的列标，选择“开始”选项卡“单元格”单元组中的“格式”按钮，然后从弹出的菜单中选择“隐藏和取消隐藏”命令|“取消隐藏列”命令。

3.2.13 让工作表中的多行与一行并存

在Excel中，经常会碰到在一个单元格中多行与一行同时并存的情况，如图3-102所示。“合计人民币”在两行，而其余的“（大写）”、“拾”、“万”、“仟”、“佰”、“拾”、“元”、“角”、“分”都在同一行，遇到这种情况我们应该怎么处理呢？这时可以通过选择文本框进行处理。具体操作步骤如下。

步骤1：单击“插入”选项卡“文本”单元组中的“文本框”按钮，然后从弹出的菜单中选择“横排文本框”命令。在工作表中单击，在文本框光标闪烁的位置输入“合计”，此时工作表如图3-103所示。

步骤2：用同样的方法做出“人民币”文本框，并将其调整到适合的位置，结果如图3-104所示。

步骤3：采用同样的方法做出“（大写）”、“拾”、“万”、“仟”、“佰”、“拾”、“元”、“角”、“分”在同一行的文本框，并调整其位置，结果如图3-105所示。

3.2.14 轻松互换行与列的数据

有时用户还会遇到这种情况，如将一行“ABCDEF”转换为一列“ABCDEF”，即行与列的数据互换。如果一个一个进行输入则会浪费大量的时间，下面介绍一种轻松互换行与列数据的技巧。具体操作步骤如下。

方法一：用菜单命令互换。

步骤1：选择要进行互换的单元格或单元格区域。

步骤2：在选中的任意位置右击，从弹出的菜单中选择“复制”命令。

步骤3：将光标移动到目标区域，右击鼠标，从弹出的菜单中选择“粘贴”命令下方的“转置”按钮。

方法二：用功能区中的按钮互换。

步骤1：选择要进行互换的单元格或单元格区域。

步骤2：单击“开始”选项卡中的“剪贴板”单元组中的“复制”按钮。

步骤3：将鼠标移动到目标位置处单击，选择“开始”选项卡“剪贴板”单元组中的“粘贴”按钮。

步骤4：从弹出的菜单中选择“转置”按钮。

3.2.15 快速删除工作表中所有的空行

如果数据区域中含有大量的空行，如图3-106所示，其不仅占用工作表的空间，还会增加文件的大小。用户应如何找到这些空行并快速将其删除是一个经常遇到的问题。通常情况下，删除工作表中的所有空行有以下几种方法，用户可根据实际情况选择一种进行操作。

方法一：如果工作表中的空行不多，可以一一对其删除。

方法二：

步骤1：选中单元格区域，如这里选择A1:I16。单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“筛选”命令，如图3-107所示。

步骤2：这时A1:I1中的单元格中都出现了按钮。在每一列的按钮中都选择“（空白）”选项，如图3-108所示。

步骤3：选定所有蓝色行号的行，右击鼠标，从弹出的菜单中选择“删除行”命令，如图3-109所示。

步骤4：选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮，从弹出的菜单中选择“筛选”命令，如图3-110所示。

步骤5：所有的空行已被删除，此时工作表如图3-111所示。